DMS dan Tanda Tangan Elektronik: Kombinasi yang Dibutuhkan Bisnis Digital

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan digital yang sah secara hukum di Indonesia berdasarkan UU ITE No. 11 Tahun 2008, digunakan untuk menandatangani dokumen secara digital tanpa perlu proses cetak dan tanda tangan basah. Ketika dikombinasikan dengan Document Management System (DMS), proses persetujuan dokumen dapat berjalan sepenuhnya digital, mulai dari penyimpanan, review, hingga penandatanganan akhir.

Semakin banyak perusahaan di Indonesia yang beralih ke proses dokumen tanpa kertas (paperless), namun sering kali DMS dan tanda tangan elektronik masih diterapkan secara terpisah. Artikel ini membahas kenapa kombinasi keduanya penting, bagaimana keduanya saling melengkapi, serta apa yang perlu diperhatikan perusahaan sebelum mengintegrasikan keduanya.

Apa itu Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan elektronik adalah data elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Di Indonesia, penggunaannya diatur dalam UU ITE dan diperkuat lewat Permenkominfo No. 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik, yang mewajibkan penyedia tanda tangan elektronik terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi.

Terdapat dua jenis tanda tangan elektronik yang diakui:

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi: dibuat menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE berizin, memiliki kekuatan hukum penuh dan dapat diverifikasi keasliannya
• Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi: tidak menggunakan sertifikat elektronik resmi, sehingga kekuatan pembuktian hukumnya lebih terbatas dibandingkan yang tersertifikasi

Kenapa DMS dan Tanda Tangan Elektronik Perlu Berjalan Bersama?

Tanpa integrasi antara DMS dan tanda tangan elektronik, proses dokumen sering kali terputus di tengah jalan. Dokumen memang sudah tersimpan digital di DMS, namun begitu perlu ditandatangani, perusahaan masih harus mencetak dokumen, meminta tanda tangan basah, lalu memindainya kembali untuk diunggah ke sistem. Ini menghilangkan sebagian besar manfaat efisiensi yang seharusnya diperoleh dari digitalisasi dokumen.

Dengan DMS yang terintegrasi tanda tangan elektronik, alur kerja dokumen dapat berjalan sepenuhnya digital:

1. Dokumen dibuat atau diunggah ke dalam DMS
2. Dokumen melalui proses review dan approval sesuai workflow yang ditetapkan
3. Pihak berwenang menandatangani dokumen secara elektronik langsung dari sistem
4. Dokumen yang sudah ditandatangani tersimpan otomatis beserta audit trail dan sertifikat keabsahannya

Apa Manfaat Integrasi DMS dan Tanda Tangan Elektronik bagi Perusahaan?

• Proses persetujuan lebih cepat: dokumen tidak perlu berpindah fisik antar pihak yang perlu menandatangani, terutama jika pihak tersebut berada di lokasi berbeda
• Mengurangi biaya cetak dan pengiriman dokumen: proses yang sepenuhnya digital menghilangkan kebutuhan mencetak dan mengirim dokumen fisik untuk keperluan tanda tangan
• Keabsahan hukum yang terjamin: tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang diakui, dilengkapi jejak audit yang jelas
• Dokumen tidak mudah dipalsukan: teknologi enkripsi pada tanda tangan elektronik memastikan dokumen tidak dapat diubah setelah ditandatangani tanpa terdeteksi
• Mendukung kerja jarak jauh dan hybrid: pihak yang perlu menandatangani dokumen tidak harus hadir secara fisik di kantor

Dokumen Apa Saja yang Umum Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?

• Kontrak kerja sama dan perjanjian bisnis
• Surat perjanjian kerja dan dokumen HR
• Purchase order dan dokumen procurement
• Dokumen persetujuan internal (approval memo)
• Perjanjian dengan vendor atau klien eksternal

Bagaimana Cara Kerja Integrasi DMS dengan Tanda Tangan Elektronik?

Secara umum, integrasi ini memungkinkan dokumen yang tersimpan di DMS langsung diarahkan ke proses penandatanganan tanpa perlu berpindah platform. Setelah dokumen disetujui dalam alur workflow DMS, sistem dapat meneruskannya ke penyedia tanda tangan elektronik yang terhubung, kemudian menyimpan kembali dokumen yang sudah ditandatangani beserta metadata dan audit trail-nya ke dalam repositori yang sama.

Docuflo, yang dihadirkan di Indonesia oleh PT United Teknologi Integrasi (UTI) selaku principal partner, dirancang dengan kemampuan integrasi yang fleksibel terhadap sistem eksternal, sehingga dapat dihubungkan dengan penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi. UTI sendiri juga merupakan principal partner Tilaka, penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) resmi yang diakui Kominfo, menyediakan layanan Tilaka Sign untuk tanda tangan elektronik tersertifikasi, Tilaka ID untuk identitas digital, serta Tilaka Verify untuk validasi data, dengan opsi implementasi Portal (SaaS), API, maupun on-premise.

Dengan menggabungkan Docuflo untuk pengelolaan dokumen dan Tilaka untuk tanda tangan elektronik, perusahaan dapat memperoleh alur kerja dokumen yang menyatu dari satu partner teknologi yang sama, mulai dari penyimpanan, workflow approval, hingga penandatanganan yang sah secara hukum. Anda dapat mempelajari kapabilitas Docuflo secara lebih lengkap di artikel Apa itu Document Management System (DMS)? Panduan Lengkap untuk Perusahaan.

Masih memisahkan proses penyimpanan dokumen dan tanda tangan persetujuan?

Tim UTI siap membantu Anda mengevaluasi alur kerja dokumen perusahaan dan melihat peluang integrasi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

👉 Jadwalkan konsultasi dan demo Docuflo bersama tim UTI

Tanda Tangan Elektronik sebagai Bagian dari Digitalisasi Dokumen yang Lebih Luas

Integrasi tanda tangan elektronik idealnya tidak berdiri sendiri, melainkan menjadi bagian dari strategi digitalisasi dokumen yang lebih menyeluruh. Sebelum dokumen sampai pada tahap penandatanganan, data di dalamnya sering kali perlu diverifikasi atau diekstrak terlebih dahulu, misalnya untuk dokumen KYC yang memerlukan validasi identitas. Anda dapat mempelajari bagaimana ekstraksi data dokumen berbasis AI bekerja di artikel Nanonets: Ekstrak Data Dokumen dalam Hitungan Detik.

Apa yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?

• Pastikan penyedia terdaftar resmi sebagai PSrE: hanya tanda tangan elektronik tersertifikasi dari penyelenggara resmi yang memiliki kekuatan hukum penuh di Indonesia
• Perhatikan kebutuhan verifikasi identitas: beberapa proses, terutama yang melibatkan pihak eksternal, mungkin memerlukan verifikasi identitas tambahan sebelum tanda tangan elektronik diterbitkan
• Sesuaikan dengan jenis dokumen: tidak semua dokumen memerlukan tanda tangan tersertifikasi tingkat tinggi, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan jenis tanda tangan elektronik dengan tingkat kepentingan dokumen tersebut
• Pastikan terintegrasi dengan sistem pengarsipan: dokumen yang sudah ditandatangani sebaiknya otomatis tersimpan kembali ke DMS, bukan tersebar di platform tanda tangan elektronik yang terpisah

Tilaka: Solusi Tanda Tangan Elektronik dari UTI

Selain menghadirkan Docuflo, PT United Teknologi Integrasi (UTI) juga merupakan principal partner Tilaka, penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang telah diakui Kementerian Komunikasi dan Informatika sejak 2019. Tilaka menyediakan tiga layanan utama:

• Tilaka Sign: tanda tangan elektronik tersertifikasi sesuai standar Kominfo, tersedia dalam bentuk Portal (SaaS), API untuk integrasi custom, maupun on-premise
• Tilaka ID: identitas digital berbasis Digital ID yang dihasilkan otomatis pada proses registrasi atau e-KYC
• Tilaka Verify: layanan validasi data dengan persetujuan pengguna, memungkinkan pihak ketiga memverifikasi data secara sah

Dengan opsi implementasi API, Tilaka Sign dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja DMS seperti Docuflo, sehingga dokumen yang telah melalui proses approval dapat langsung diteruskan untuk ditandatangani secara elektronik tanpa berpindah platform, sekaligus tetap berada dalam satu ekosistem partner teknologi yang sama.

Bagaimana Memilih DMS yang Mendukung Integrasi Tanda Tangan Elektronik?

Sebelum menentukan platform, pastikan DMS yang dipilih memiliki kemampuan integrasi yang terbuka terhadap sistem eksternal, bukan platform tertutup yang hanya bisa digunakan untuk penyimpanan dokumen saja. Selain itu, perhatikan juga kemampuan workflow automation DMS tersebut, karena proses tanda tangan elektronik idealnya menjadi bagian dari alur approval yang sudah berjalan otomatis, bukan langkah terpisah yang masih memerlukan intervensi manual. Panduan lebih lengkap mengenai kriteria pemilihan DMS dapat dibaca di artikel 10 Document Management System (DMS) Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia.

Pertanyaan Umum Seputar DMS dan Tanda Tangan Elektronik

Apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum di Indonesia? Sah, selama menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi dan terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika.

Apa bedanya tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi? Tanda tangan tersertifikasi menggunakan sertifikat elektronik resmi dan memiliki kekuatan hukum penuh, sedangkan yang tidak tersertifikasi memiliki kekuatan pembuktian yang lebih terbatas jika terjadi sengketa.

Apakah semua dokumen perusahaan memerlukan tanda tangan elektronik tersertifikasi? Tidak selalu. Dokumen dengan implikasi hukum tinggi, seperti kontrak dan perjanjian resmi, sebaiknya menggunakan tanda tangan tersertifikasi, sementara dokumen internal dengan risiko lebih rendah dapat menggunakan skema yang lebih sederhana.

Apakah DMS wajib memiliki fitur tanda tangan elektronik bawaan? Tidak wajib. Yang lebih penting adalah kemampuan DMS untuk terintegrasi dengan penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi, seperti Tilaka, sehingga alur dokumen tetap berjalan menyatu dari penyimpanan hingga persetujuan akhir.

Bagaimana cara memastikan keaslian dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik? Dokumen yang ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dilengkapi dengan enkripsi dan audit trail, sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi.

Apakah tanda tangan elektronik bisa digunakan untuk dokumen dengan pihak di luar negeri? Hal ini bergantung pada pengakuan hukum lintas negara serta kebijakan masing-masing penyedia tanda tangan elektronik, sehingga perlu dikonfirmasi lebih lanjut untuk transaksi internasional.

Apakah integrasi DMS dan tanda tangan elektronik membutuhkan waktu implementasi lama? Durasi bergantung pada kompleksitas alur approval dan penyedia tanda tangan elektronik yang dipilih, namun umumnya dapat diintegrasikan secara bertahap dimulai dari jenis dokumen dengan volume tertinggi.

Kesimpulan

Kombinasi Document Management System dan tanda tangan elektronik membantu perusahaan mewujudkan proses dokumen yang benar-benar tanpa kertas, mulai dari penyimpanan hingga persetujuan akhir. Alih-alih menerapkan keduanya secara terpisah, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan DMS dengan kemampuan integrasi terbuka, sehingga alur kerja dokumen dapat berjalan lebih efisien dan tetap memenuhi kekuatan hukum yang berlaku di Indonesia.

Ingin berdiskusi bagaimana Docuflo dapat mendukung alur dokumen digital perusahaan Anda secara menyeluruh?

👉 Hubungi tim UTI untuk konsultasi gratis dan request demo Docuflo 📱 WhatsApp: +62 878-6500-0432