Pelajari proses Procure-to-Pay (P2P), mulai dari procurement, purchase order, goods receipt, invoice hingga payment dan cara mengotomatiskannya.
Aditya Permana
Procure-to-Pay (P2P) adalah rangkaian proses yang dimulai sejak perusahaan membutuhkan barang atau jasa sampai pembayaran ke supplier selesai, mencakup purchase requisition, supplier selection, purchase order, goods receipt, invoice processing, matching, approval, dan payment. AP Automation merupakan salah satu bagian di dalam P2P, bukan konsep yang terpisah. Otomatisasi P2P tidak harus dilakukan sekaligus, dan biasanya menggabungkan beberapa teknologi seperti OCR/IDP, workflow automation, RPA, dan API integration sesuai bagian proses yang ingin diperbaiki.
Setiap kali perusahaan membutuhkan barang atau jasa, ada rangkaian proses panjang yang berjalan di belakangnya sebelum uang benar-benar keluar ke supplier. Rangkaian itulah yang disebut Procure-to-Pay.
Masalahnya, semakin besar perusahaan, semakin banyak pula transaksi yang harus diproses. Kalau sebagian besar aktivitas masih dikerjakan manual, proses ini bisa memakan waktu berminggu-minggu dan melibatkan banyak pekerjaan administratif yang sebenarnya berulang.
Artikel ini membahas apa itu P2P, tahapan prosesnya, di mana biasanya proses tersendat, serta bagaimana perusahaan dapat mengotomatiskannya secara bertahap tanpa harus mengganti sistem yang sudah berjalan.
Procure-to-Pay (P2P) adalah rangkaian proses yang dimulai ketika perusahaan membutuhkan barang atau jasa sampai pembayaran kepada supplier selesai dilakukan.
Jadi, prosesnya bukan cuma soal membeli barang. Di dalamnya ada beberapa tahapan yang saling terhubung, mulai dari pengajuan kebutuhan, pemilihan supplier, pembuatan purchase order, penerimaan barang, pemeriksaan invoice, approval, sampai pembayaran.
Semakin besar perusahaan, semakin banyak transaksi yang harus diproses. Karena itu, perusahaan mulai melihat Procure-to-Pay Automation sebagai salah satu cara untuk mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses dari procurement sampai payment.
APQC Open Standards Benchmarking mencatat bahwa median procure-to-pay cycle time untuk barang berada di angka 40 hari berdasarkan sampel lebih dari 4.000 perusahaan. Untuk jasa, median-nya bahkan mencapai 55 hari. Angka ini menunjukkan bahwa jarak antara pemesanan dan pembayaran di banyak perusahaan masih terbilang panjang.
Setiap perusahaan bisa memiliki workflow yang berbeda. Namun secara umum, proses P2P terdiri dari delapan tahapan berikut.
Proses biasanya dimulai ketika suatu departemen membutuhkan barang atau jasa. User mengajukan Purchase Requisition (PR) yang berisi informasi mengenai kebutuhan tersebut, seperti barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, estimasi harga, department, cost center, hingga waktu kebutuhan.
PR kemudian masuk ke proses approval sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Setelah kebutuhan disetujui, perusahaan menentukan supplier yang akan digunakan. Pada tahap ini, tim procurement dapat melakukan pencarian vendor, meminta quotation, membandingkan harga, mengevaluasi supplier, sampai melakukan negosiasi.
Untuk perusahaan dengan jumlah supplier yang besar, proses ini bisa menjadi cukup kompleks karena harus mempertimbangkan harga, kualitas, ketentuan pembayaran, serta kebutuhan bisnis.
Setelah supplier dipilih, perusahaan membuat Purchase Order (PO). PO menjadi dokumen yang mencatat detail pembelian antara perusahaan dan supplier, biasanya meliputi nomor PO, nama supplier, item, quantity, harga, total nilai transaksi, delivery date, serta terms and conditions.
Data PO nantinya menjadi salah satu referensi utama ketika barang diterima dan invoice diproses.
Supplier kemudian mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan PO. Perusahaan melakukan proses penerimaan dan mencatat barang atau jasa yang sudah diterima. Dalam proses procurement, tahap ini sering dikenal sebagai Goods Receipt (GR).
Informasi yang perlu diperiksa dapat meliputi jumlah barang, jenis barang, kondisi barang, tanggal penerimaan, dan nomor PO. Data penerimaan ini kemudian digunakan untuk memvalidasi invoice yang dikirimkan supplier.
Setelah barang atau jasa diterima, supplier mengirimkan invoice. Invoice bisa masuk melalui berbagai channel, misalnya email, PDF, portal vendor, electronic invoice, atau sistem procurement.
Data yang biasanya perlu diproses antara lain nama supplier, invoice number, invoice date, PO number, quantity, unit price, tax, dan total amount. Kalau prosesnya masih manual, tim Finance harus melakukan input dan pengecekan data satu per satu.
Di sinilah automation mulai memberikan dampak yang cukup besar, terutama ketika jumlah invoice yang diproses sudah mencapai ratusan atau ribuan dokumen per bulan.
Invoice yang diterima tidak langsung dibayar. Data di dalam invoice perlu dibandingkan dengan transaksi yang terkait, dan salah satu metode yang umum digunakan adalah 3-Way Matching, yaitu membandingkan Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice.
Tujuannya sederhana: memastikan bahwa barang yang ditagihkan memang sesuai dengan barang yang dipesan dan diterima. Kalau seluruh data sesuai dengan aturan yang ditetapkan perusahaan, invoice dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya. Sebaliknya, kalau ditemukan perbedaan quantity atau harga, invoice masuk ke proses exception handling untuk diperiksa lebih lanjut.
Invoice yang sudah melewati proses validasi kemudian masuk ke workflow approval. Aturan approval bisa berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan, misalnya berdasarkan nilai invoice, department, cost center, business unit, jenis transaksi, atau supplier.
Dengan workflow automation, invoice bisa otomatis diarahkan kepada approver yang sesuai tanpa harus dipindahkan secara manual dari satu orang ke orang lain.
Setelah invoice disetujui, transaksi dapat diteruskan ke proses pembayaran. Data pembayaran biasanya diproses melalui sistem Finance atau ERP yang digunakan perusahaan. Pada tahap ini, rangkaian P2P sudah sampai pada tahap akhir.
Masalah P2P biasanya mulai terasa ketika jumlah transaksi semakin banyak sementara sebagian besar proses masih mengandalkan pekerjaan manual.
Masalah-masalah tersebut yang kemudian membuat automation menjadi relevan dalam proses P2P.
Procure-to-Pay Automation adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi aktivitas dalam proses P2P. Poin pentingnya: automation tidak harus diterapkan pada seluruh proses sekaligus.
| Tahapan P2P | Contoh Automation |
|---|---|
| Purchase Request | Digital approval |
| Supplier Selection | Workflow & supplier management |
| Purchase Order | Automated PO creation |
| Goods Receipt | System integration |
| Invoice Processing | OCR / IDP |
| Invoice Matching | 2-Way / 3-Way Matching |
| Approval | Workflow automation |
| ERP Posting | API / RPA |
| Payment | Automated payment workflow |
| Monitoring | Dashboard & reporting |
Dengan pendekatan ini, perusahaan bisa menentukan bagian mana yang paling membutuhkan automation berdasarkan kondisi proses yang berjalan saat ini, bukan mengganti semuanya sekaligus.
P2P Automation biasanya tidak bergantung pada satu teknologi saja. Beberapa teknologi dapat digunakan untuk menangani bagian proses yang berbeda.
Invoice yang masuk dalam bentuk PDF atau hasil scan perlu dibaca terlebih dahulu sebelum datanya dapat diproses. OCR dan Intelligent Document Processing (IDP) dapat digunakan untuk mengambil informasi dari dokumen tersebut, mulai dari invoice number, nama vendor, nomor PO, sampai total amount, lalu meneruskannya ke tahap validasi.
Dengan cara ini, tim tidak perlu selalu memasukkan data invoice satu per satu. Pembahasan lebih detail mengenai penerapannya dapat dibaca di OCR Invoice Nanonets: Solusi Intelligent Document Processing.
Workflow automation digunakan untuk mengatur bagaimana sebuah transaksi berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya, mulai dari invoice diterima, divalidasi, diteruskan ke approval, sampai akhirnya di-posting ke ERP. Sistem dapat menentukan siapa yang perlu melakukan approval berdasarkan aturan yang sudah ditentukan perusahaan.
Robotic Process Automation (RPA) dapat digunakan untuk pekerjaan yang repetitif dan berbasis aturan, terutama ketika proses melibatkan beberapa aplikasi. Contohnya mengambil data, login ke aplikasi, memasukkan data, menjalankan transaksi, mengambil hasil transaksi, hingga memindahkan data antar sistem.
RPA menjadi opsi yang relevan ketika aplikasi yang digunakan perusahaan belum memiliki integrasi API yang memadai. Untuk pembahasan yang lebih spesifik mengenai penggunaan RPA pada Accounts Payable, lihat RPA untuk AP Automation: Cara Mengotomatisasi Accounts Payable. Sementara kriteria pemilihan vendornya dibahas terpisah di Cara Memilih Vendor RPA di Indonesia: 7 Kriteria.
Kalau sistem yang digunakan sudah menyediakan API, integrasi langsung juga dapat digunakan untuk menghubungkan procurement system, ERP, dan finance system. Dengan integrasi seperti ini, data dapat berpindah antar sistem tanpa harus selalu mengandalkan input manual.
AP Automation merupakan salah satu bagian dari Procure-to-Pay, bukan konsep yang berdiri sendiri. Yang membedakan keduanya adalah cakupannya.
Karena itu, ketika perusahaan membangun strategi P2P Automation, proses Accounts Payable biasanya menjadi salah satu area yang ikut diperhatikan, bahkan sering menjadi titik awal implementasi karena volumenya paling tinggi. Pembahasan lengkap mengenai area ini dapat dibaca di AP Automation: Otomatisasi Accounts Payable dengan RPA.
3-Way Matching menjadi salah satu titik penting dalam proses P2P karena menghubungkan data procurement, penerimaan barang, dan invoice. Sistem membandingkan tiga sumber data sekaligus: apa yang dipesan (PO), apa yang diterima (Goods Receipt), dan apa yang ditagihkan (Invoice).
PO mencatat 100 unit, Goods Receipt mencatat 90 unit diterima, sementara invoice menagihkan 100 unit. Ada selisih 10 unit yang belum tentu salah, bisa jadi sisa pengiriman menyusul. Dalam kondisi seperti ini, invoice diarahkan ke exception handling untuk diperiksa lebih dulu sebelum dilanjutkan ke pembayaran, bukan langsung ditolak atau langsung dibayar.
Tanpa mekanisme ini, perusahaan berisiko membayar barang yang belum diterima, membayar dua kali untuk invoice yang sama, atau membayar dengan harga yang berbeda dari kesepakatan. Untuk pembahasan lebih detail, baca 3-Way Matching Cegah Faktur Ganda dan Salah Bayar.
Dalam praktiknya, setiap teknologi menempati posisi yang berbeda dalam rangkaian proses. Berikut gambaran bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja bersama.
Dalam arsitektur seperti ini, OCR dan IDP mengambil data dari dokumen, workflow mengatur approval dan business rules, matching engine membandingkan data transaksi, RPA atau API menghubungkan proses antar aplikasi, sementara ERP tetap menjadi sistem pencatatan transaksi.
Perusahaan tidak harus langsung mengotomatisasi seluruh proses P2P. Justru lebih masuk akal kalau prosesnya dipetakan terlebih dahulu.
Pendekatan bertahap ini membuat perusahaan bisa membuktikan nilai automation lebih cepat, sekaligus mengurangi risiko implementasi yang terlalu besar di awal.
Setelah automation diterapkan, hasilnya perlu diukur agar terlihat apakah benar-benar memberikan perbaikan. Beberapa KPI yang dapat digunakan:
KPI tersebut membantu perusahaan melihat apakah automation benar-benar mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses, bukan sekadar memindahkan pekerjaan dari satu tempat ke tempat lain.
Tidak. Dalam proses enterprise, tetap ada transaksi yang membutuhkan keputusan atau pemeriksaan manusia.
| Kondisi Transaksi | Penanganan |
|---|---|
| Invoice normal | Automated processing |
| Invoice dengan exception | Human review |
| Invoice membutuhkan approval | Human approval |
| Invoice gagal matching | Investigation |
Jadi pendekatannya bukan berarti semua aktivitas manusia harus dihilangkan. Yang lebih penting adalah mengotomatisasi pekerjaan yang repetitif, memiliki aturan jelas, dan bisa diproses secara konsisten, sementara kasus yang membutuhkan judgment tetap ditangani oleh tim terkait.
UTI memiliki beberapa solusi yang dapat digunakan pada bagian berbeda dalam proses automation, bukan satu produk untuk seluruh tahapan.
Ketiganya dapat digunakan sesuai kebutuhan dan posisi proses yang ingin diotomatisasi. Pendekatan seperti ini memungkinkan automation dilakukan secara bertahap tanpa harus mengganti seluruh sistem yang sudah digunakan perusahaan.
Procure-to-Pay (P2P) mencakup seluruh rangkaian proses dari procurement sampai pembayaran kepada supplier. Di dalamnya terdapat banyak aktivitas yang bisa diotomatisasi, mulai dari purchase request, purchase order, goods receipt, invoice processing, matching, approval, sampai ERP posting dan payment.
Teknologi seperti OCR/IDP, workflow automation, API, RPA, dan ERP integration dapat digunakan pada bagian proses yang berbeda. Sementara itu, AP Automation merupakan salah satu bagian dari P2P Automation, terutama pada proses invoice, matching, approval, posting, dan payment.
Bagi perusahaan yang ingin mulai melakukan automation, langkah pertama bukan langsung memilih teknologi. Petakan dulu proses P2P yang berjalan, cari aktivitas manual dan bottleneck, kemudian tentukan teknologi yang paling sesuai untuk masing-masing proses. Dari sini, automation bisa dibangun secara bertahap sesuai kebutuhan bisnis.
Ingin memetakan bagian mana dari proses Procure-to-Pay perusahaan Anda yang paling siap diotomatisasi?
Procure-to-Pay atau P2P adalah rangkaian proses yang dimulai dari kebutuhan pembelian, procurement, purchase order, penerimaan barang atau jasa, invoice processing, hingga pembayaran kepada supplier.
Secara umum, tahapan P2P meliputi purchase requisition, supplier selection, purchase order, goods receipt, invoice processing, invoice matching, approval, dan payment.
P2P memiliki cakupan lebih luas karena mencakup proses procurement sampai payment. Sementara AP Automation lebih fokus pada proses Accounts Payable seperti invoice processing, matching, approval, dan posting.
P2P Automation adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi berbagai aktivitas dalam proses Procure-to-Pay, mulai dari procurement sampai payment, dan dapat diterapkan secara bertahap per tahapan proses.
Bisa. RPA dapat digunakan untuk pekerjaan yang repetitif dan berbasis aturan, terutama ketika proses melibatkan beberapa aplikasi yang belum memiliki integrasi langsung.
Tidak. P2P Automation dapat menggunakan kombinasi workflow, API, OCR/IDP, matching engine, RPA, ERP integration, dan teknologi lainnya sesuai kebutuhan masing-masing tahapan proses.
3-Way Matching membandingkan Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice sebelum invoice diproses lebih lanjut, sehingga perusahaan terhindar dari risiko membayar barang yang belum diterima atau membayar invoice yang sama dua kali.
Berdasarkan data benchmark APQC, median procure-to-pay cycle time untuk barang berada di angka sekitar 40 hari, sementara untuk jasa mencapai sekitar 55 hari. Durasi ini dapat berbeda tergantung industri, volume transaksi, dan tingkat otomatisasi proses.
Aditya adalah Digital Marketing di PT United Teknologi Integrasi (UTI) dengan pengalaman lebih dari 2 tahun di industri B2B teknologi. Fokus pada strategi konten, SEO, dan digital marketing, menulis seputar tren teknologi, bisnis, dan transformasi digital untuk membantu pembaca memahami topik yang relevan dengan kebutuhan perusahaan mereka.
Aditya Permana•21 Sep 2026
Aditya Permana•20 Sep 2026
Technology
Bergabunglah dengan ratusan klien enterprise yang telah mempercepat pertumbuhan bisnis mereka melalui infrastruktur TI yang tangguh dan solusi otomatisasi cerdas dari UTI.
Aditya Permana•18 Sep 2026
