Pelajari RPA untuk AP Automation, mulai dari invoice processing, 3-Way Matching, approval, hingga integrasi ERP untuk mengotomatisasi proses Accounts Payable.
Aditya Permana
Accounts Payable (AP) merupakan salah satu proses Finance yang memiliki banyak pekerjaan administratif berulang, terutama saat perusahaan memproses invoice dalam jumlah besar.
RPA untuk AP Automation memungkinkan perusahaan mengotomatisasi aktivitas digital yang repetitif dalam proses Accounts Payable, seperti invoice processing, validasi data, matching, approval, hingga input transaksi ke ERP. Dalam implementasinya, RPA dapat dikombinasikan dengan OCR atau Intelligent Document Processing (IDP), workflow automation, dan integrasi ERP.
Jika ingin memahami AP Automation secara keseluruhan, baca juga AP Automation: Otomatisasi Accounts Payable dengan RPA.
RPA untuk AP Automation menjalankan aktivitas digital berulang dalam proses Accounts Payable, mulai dari mengambil invoice, memindahkan data, hingga memperbarui status transaksi. RPA bekerja paling efektif ketika dikombinasikan dengan OCR/IDP untuk ekstraksi data, 3-Way Matching untuk validasi, dan ERP sebagai tempat pencatatan transaksi akhir.
RPA atau Robotic Process Automation adalah teknologi yang menggunakan software robot untuk menjalankan pekerjaan digital berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Dalam Accounts Payable, RPA dapat digunakan ketika pekerjaan memiliki karakteristik berulang, berbasis aturan, menggunakan aplikasi digital, memiliki volume transaksi tinggi, dan membutuhkan pemindahan data antar sistem.
Contohnya, robot dapat mengambil invoice dari email, menjalankan proses tertentu, memasukkan data ke aplikasi, mengirim notifikasi, atau memperbarui status transaksi.
Untuk memahami konsep RPA secara lebih umum, lihat Apa Itu RPA: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaat. IBM juga menjelaskan RPA sebagai teknologi untuk mengotomatisasi pekerjaan berbasis aturan dan aktivitas digital yang berulang. (IBM)
RPA berperan terutama pada tahap eksekusi proses. Sementara itu, teknologi lain dapat menangani pekerjaan yang membutuhkan kemampuan berbeda.
Invoice
OCR/IDP
Validation
Matching
Approval
RPA
ERP
Invoice dapat masuk melalui email, portal vendor, folder, atau aplikasi bisnis. RPA dapat mengambil dokumen dari sumber yang telah ditentukan dan meneruskannya ke proses berikutnya.
OCR atau IDP digunakan untuk membaca informasi invoice seperti nomor invoice, vendor, tanggal, PO, quantity, nominal, dan pajak. UTI juga memiliki pembahasan mengenai pemrosesan dokumen melalui Nanonets: Ekstrak Data Dokumen dalam Hitungan Detik.
Data hasil ekstraksi kemudian diperiksa berdasarkan aturan bisnis. Validasi dapat mencakup vendor, nomor PO, nominal, tanggal, maupun data invoice lainnya.
Invoice kemudian dapat dibandingkan dengan Purchase Order dan dokumen penerimaan barang. Pembahasan khusus mengenai proses tersebut tersedia di 3-Way Matching: Cegah Faktur Ganda dan Salah Bayar.
Invoice yang memenuhi aturan dapat diteruskan ke approval. Setelah disetujui, RPA dapat menjalankan aktivitas digital berikutnya, termasuk input atau pembaruan data pada ERP. Microsoft mendokumentasikan penggunaan automation dalam proses vendor invoice, termasuk invoice import, matching, workflow, dan processing. (Microsoft Learn)
Setelah invoice masuk ke workflow, terdapat beberapa aktivitas yang dapat menjadi kandidat automation.
01
Invoice Processing
Mengambil invoice dari sumber digital dan menjalankan proses berdasarkan workflow.
02
Data Entry
Memasukkan data yang tersedia ke aplikasi tanpa input manual berulang.
03
Invoice Matching
Menjalankan proses pencocokan data invoice dengan dokumen transaksi lainnya.
04
Duplicate Checking
Memeriksa informasi invoice untuk menemukan transaksi yang berpotensi duplikat.
05
Approval Routing
Mengarahkan invoice kepada approver berdasarkan aturan yang telah ditentukan.
06
ERP Data Entry
Memasukkan atau memperbarui data pada ERP setelah validasi dan approval selesai.
Use case RPA untuk Finance dan Procurement lainnya juga dibahas dalam 15 Contoh Penerapan RPA di Perusahaan.
3-Way Matching merupakan proses membandingkan tiga informasi utama untuk memastikan transaksi yang ditagihkan vendor sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima:
RPA dapat digunakan untuk menjalankan aktivitas digital di sekitar proses tersebut, misalnya mengambil data dari sistem, meneruskan dokumen, menjalankan pengecekan berdasarkan aturan, dan mengirim hasilnya ke workflow berikutnya.
3-Way Matching merupakan proses validasi, sedangkan RPA merupakan teknologi yang dapat menjalankan pekerjaan digital di dalam workflow tersebut. UTI juga membahas penerapan RPA pada invoice processing dan 3-Way Matching melalui Cyclone RPA: Otomasi Invoice Processing & 3-Way Matching. SAP juga mendokumentasikan invoice matching dengan Purchase Order dan goods receipt dalam proses invoice management. (SAP Help)
Salah satu hal penting dalam merancang AP Automation adalah membedakan fungsi setiap teknologi.
| Teknologi | Fungsi |
|---|---|
| OCR/IDP | Membaca dan mengekstrak informasi dari dokumen |
| RPA | Menjalankan aktivitas digital berdasarkan aturan |
| Workflow | Mengatur alur proses dan approval |
| 3-Way Matching | Membandingkan PO, goods receipt, dan invoice |
| ERP | Menyimpan dan memproses transaksi bisnis |
Karena itu, perusahaan tidak harus melihat AP Automation sebagai implementasi satu teknologi. Dalam banyak skenario, beberapa teknologi dapat digunakan sebagai bagian dari satu proses.
Untuk memahami perbedaan RPA dengan pendekatan automation lainnya, lihat RPA vs AI vs Workflow Automation: Mana yang Tepat untuk Bisnis?. SAP juga menjelaskan AP Automation sebagai penggunaan teknologi seperti AI, OCR, workflow, dan automation untuk mengurangi aktivitas manual dalam Accounts Payable. (SAP)
Tidak semua proses Accounts Payable harus langsung menggunakan RPA. Automation dapat dipertimbangkan ketika proses memiliki beberapa karakteristik berikut:
Sebelum menentukan automation, perusahaan dapat melakukan assessment terhadap:
Volume
Frekuensi
Waktu Proses
Langkah Manual
Exception
Sistem
Potensi Automation
Untuk membantu proses evaluasi vendor, lihat Cara Memilih Vendor RPA di Indonesia: 7 Kriteria.
Implementasi dapat dibangun secara bertahap berdasarkan fungsi masing-masing teknologi.
Invoice
OCR / IDP
Data Validation
PO + Goods Receipt + Invoice
3-Way Matching
Exception Handling
Approval
RPA
ERP
Reporting & Audit
Pada arsitektur tersebut, RPA tidak menggantikan OCR, matching, atau ERP. RPA berfungsi sebagai automation layer yang menjalankan aktivitas digital sesuai workflow. Oracle juga mendokumentasikan proses invoice matching antara invoice, purchase order, dan receipt dalam sistem Accounts Payable. (Oracle Documentation)
UTI menggunakan Cyclone RPA sebagai salah satu teknologi untuk kebutuhan automation proses bisnis. Dalam skenario Accounts Payable, Cyclone dapat berperan pada aktivitas digital yang mengikuti workflow, termasuk proses invoice processing, matching, approval, dan interaksi dengan sistem bisnis. UTI juga telah membahas use case tersebut pada artikel Cyclone RPA Otomasi Invoice Processing & 3-Way Matching.
Untuk pemrosesan dokumen, Nanonets dapat digunakan untuk membantu ekstraksi data invoice sebelum proses automation dijalankan. Sementara itu, Syclus merupakan solusi UTI yang diposisikan khusus untuk kebutuhan Accounts Payable Automation.
Cyclone
Automation engine untuk menjalankan pekerjaan digital berdasarkan workflow.
Syclus
Solusi Accounts Payable Automation untuk mengelola proses AP secara menyeluruh.
Dalam implementasi tertentu, kedua teknologi tersebut dapat menjadi bagian dari arsitektur automation yang lebih luas bersama OCR/IDP dan ERP.
Ingin tahu proses AP mana yang paling layak diotomasi lebih dulu?
RPA tidak selalu berarti perusahaan harus mengganti ERP. Jika perusahaan sudah menggunakan SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, atau ERP lainnya, automation dapat dirancang pada proses yang masih dilakukan secara manual di sekitar sistem tersebut.
RPA dapat membantu menjalankan aktivitas seperti mengambil data, memasukkan data, memindahkan informasi, menjalankan workflow, memperbarui status, dan mengirim notifikasi. Microsoft, SAP, dan Oracle masing-masing mendokumentasikan berbagai pendekatan automation dan invoice processing pada ekosistem ERP mereka. (Microsoft Learn, SAP, Oracle)
Implementasi sebaiknya dimulai dari proses yang sudah berjalan, bukan langsung dari teknologi.
1. Petakan Proses
2. Identifikasi Manual
3. Ukur Volume
4. Identifikasi Exception
5. Tentukan Sistem
6. Pilot Process
7. Ukur Hasil
Dokumentasikan bagaimana invoice diterima sampai transaksi dicatat.
Cari aktivitas yang paling sering dilakukan secara berulang.
Catat jumlah invoice dan frekuensi proses.
Pisahkan transaksi normal dengan transaksi yang membutuhkan pemeriksaan manual.
Identifikasi ERP, email, procurement system, document repository, dan aplikasi lainnya.
Pilih satu proses yang memiliki aturan jelas untuk diuji terlebih dahulu.
Gunakan indikator seperti waktu proses, jumlah pekerjaan manual, error, exception, dan volume transaksi.
Pendekatan bertahap memungkinkan perusahaan mengetahui proses mana yang benar-benar memberikan manfaat dari automation sebelum memperluas implementasi.
RPA untuk AP Automation merupakan pendekatan untuk mengotomatisasi pekerjaan digital berulang dalam proses Accounts Payable. RPA dapat digunakan bersama OCR/IDP, 3-Way Matching, workflow, dan ERP sehingga automation tidak hanya berhenti pada pembacaan invoice, tetapi dapat diteruskan ke proses validasi, approval, dan pencatatan transaksi.
Di UTI, pendekatan tersebut dapat dikombinasikan dengan Nanonets untuk document processing, Cyclone untuk RPA, dan Syclus sebagai solusi Accounts Payable Automation.
Untuk pembahasan AP Automation secara lebih menyeluruh, lanjutkan ke AP Automation: Otomatisasi Accounts Payable dengan RPA.
RPA untuk AP Automation adalah penggunaan software robot untuk menjalankan pekerjaan digital berulang dalam proses Accounts Payable.
Ya. RPA dapat menjalankan berbagai aktivitas digital dalam invoice processing. Untuk membaca data dari invoice, RPA dapat dikombinasikan dengan OCR atau IDP.
3-Way Matching merupakan proses validasi antara PO, goods receipt, dan invoice. RPA dapat menjalankan aktivitas digital yang diperlukan dalam workflow tersebut.
Tidak selalu. AP Automation dapat menggunakan kombinasi OCR/IDP, workflow, ERP integration, matching, dan automation lainnya.
RPA dapat digunakan untuk menjalankan aktivitas digital yang berhubungan dengan sistem ERP, termasuk SAP, tergantung kebutuhan integrasi dan workflow.
RPA ditujukan untuk mengotomatisasi pekerjaan administratif yang repetitif. Aktivitas yang membutuhkan pemeriksaan, analisis, dan keputusan tetap dapat ditangani oleh staf.
RPA adalah teknologi automation, sedangkan AP Automation merupakan pendekatan untuk mengotomatisasi proses Accounts Payable secara menyeluruh.
Mulai dengan memetakan proses, mengidentifikasi pekerjaan manual, mengukur volume, menentukan exception, lalu memilih proses yang sesuai untuk pilot automation.
Aditya adalah Digital Marketing di PT United Teknologi Integrasi (UTI) dengan pengalaman lebih dari 2 tahun di industri B2B teknologi. Fokus pada strategi konten, SEO, dan digital marketing, menulis seputar tren teknologi, bisnis, dan transformasi digital untuk membantu pembaca memahami topik yang relevan dengan kebutuhan perusahaan mereka.
Aditya Permana•30 Sep 2026
Aditya Permana•30 Sep 2026
Technology
Bergabunglah dengan ratusan klien enterprise yang telah mempercepat pertumbuhan bisnis mereka melalui infrastruktur TI yang tangguh dan solusi otomatisasi cerdas dari UTI.
Aditya Permana •30 Sep 2026
