Cara Memilih Solusi AP Automation untuk Perusahaan

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Solusi AP Automation?

Sebelum membandingkan software, perusahaan sebaiknya memahami terlebih dahulu proses AP yang ingin diperbaiki. Beberapa pertanyaan berikut dapat membantu memetakan kebutuhan yang sebenarnya:

• Berapa banyak invoice yang diproses setiap bulan?
• Dari mana invoice diterima: email, portal vendor, atau dokumen fisik?
• Berapa banyak vendor yang terlibat dan seberapa beragam format invoice-nya?
• Apakah perusahaan menggunakan Purchase Order dalam proses pembelian?
• Apakah proses membutuhkan 2-Way atau 3-Way Matching?
• Sistem ERP apa yang digunakan sebagai pusat pencatatan transaksi?
• Berapa banyak level approval yang berlaku?
• Seberapa sering terjadi exception atau invoice bermasalah?
• Apakah perusahaan membutuhkan audit trail untuk keperluan kepatuhan?
• Apakah data harus diproses secara on-premise atau boleh cloud?

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut akan menentukan kemampuan apa yang benar-benar dibutuhkan. Jadi, jangan memilih solusi hanya berdasarkan jumlah fitur. Yang lebih penting adalah apakah fitur tersebut sesuai dengan proses AP perusahaan Anda.

10 Kriteria Memilih Solusi AP Automation

1. Kemampuan Invoice Capture dan Data Extraction

Solusi AP Automation harus mampu menerima invoice dari sumber yang digunakan perusahaan, baik melalui email, PDF, hasil scan, portal vendor, electronic invoice, sistem procurement, maupun integrasi API.

Setelah invoice diterima, sistem perlu mengambil informasi penting seperti nama vendor, nomor invoice, tanggal invoice, nomor PO, nilai invoice, pajak, item, quantity, hingga total pembayaran. Untuk invoice dalam bentuk dokumen, kemampuan OCR atau Intelligent Document Processing menjadi komponen yang perlu diperhatikan. Pembahasan lengkap mengenai pendekatan ini dapat dibaca di OCR Invoice Nanonets: Solusi Intelligent Document Processing.

Namun kemampuan OCR saja tidak cukup. Perusahaan juga perlu melihat bagaimana hasil ekstraksi tersebut digunakan dalam proses berikutnya, apakah langsung masuk ke tahap validasi dan matching, atau masih memerlukan intervensi manual di tengah alur kerja.

2. Workflow Approval yang Bisa Disesuaikan

Setiap perusahaan memiliki aturan approval yang berbeda. Invoice dengan nominal tertentu mungkin membutuhkan approval dari Finance Manager, sedangkan invoice dengan nominal lebih besar dapat membutuhkan approval tambahan dari level di atasnya.

Karena itu, solusi AP Automation perlu memiliki workflow yang dapat disesuaikan berdasarkan nominal invoice, department, cost center, vendor, jenis pengeluaran, business unit, lokasi, maupun kategori transaksi.

Workflow juga perlu menyediakan visibility terhadap status invoice. Pengguna seharusnya dapat mengetahui apakah invoice berada pada status received, validated, waiting approval, approved, posted, atau paid, tanpa harus mencari status tersebut secara manual di berbagai sistem yang berbeda.

3. Kemampuan Matching dan Validation

Matching merupakan bagian penting dalam proses AP. Perusahaan perlu melihat apakah solusi yang dipilih dapat menangani aturan matching yang dibutuhkan, khususnya pencocokan antara invoice, purchase order, dan goods receipt.

Untuk perusahaan yang menggunakan 3-Way Matching, sistem perlu mampu menangani perbedaan quantity, harga, atau nilai transaksi sesuai tolerance yang telah ditentukan. Microsoft Dynamics 365, misalnya, menyediakan pengaturan matching policy dan tolerance untuk menentukan bagaimana perbedaan antara invoice, purchase order, dan product receipt diproses.

UTI juga sudah membahas konsep ini secara khusus dalam artikel 3-Way Matching Cegah Faktur Ganda dan Salah Bayar.

Jadi ketika mengevaluasi solusi AP Automation, jangan hanya bertanya apakah sistem bisa melakukan matching. Tanyakan juga bagaimana sistem menangani invoice ketika hasil matching tidak sesuai dengan tolerance yang ditetapkan.

4. Exception Handling

Tidak semua invoice akan memenuhi aturan yang ditentukan. Dalam praktiknya, selalu ada invoice yang tidak memiliki PO, nominalnya berbeda, quantity tidak sesuai, vendornya tidak ditemukan di sistem, datanya kurang lengkap, gagal melewati validation, atau membutuhkan approval khusus.

Karena itu, kemampuan exception handling sangat penting. Solusi yang baik bukan berarti harus membuat semua invoice diproses otomatis. Justru sistem harus bisa memilah mana invoice normal yang bisa masuk jalur automation, dan mana invoice exception yang perlu diarahkan ke human review.

Dalam evaluasi solusi, beberapa pertanyaan yang perlu diajukan:

• Apakah exception dapat dikategorikan berdasarkan jenis masalahnya?
• Apakah user bisa mengetahui alasan kegagalan secara spesifik?
• Apakah invoice dapat diproses kembali setelah diperbaiki?
• Apakah histori perubahan tercatat untuk keperluan audit?

Jawaban atas pertanyaan ini akan sangat memengaruhi operasional tim AP setelah sistem digunakan sehari-hari.

5. Integrasi dengan ERP

Ini salah satu kriteria yang paling penting. Sebagian besar perusahaan sudah memiliki ERP atau financial system yang menjadi pusat pencatatan transaksi, sehingga solusi AP Automation sebaiknya dapat terhubung dengan sistem yang sudah digunakan, bukan menggantikannya.

Integrasi dapat dilakukan melalui API, connector, native integration, database integration, maupun RPA, tergantung kemampuan sistem tujuan. Perusahaan sebaiknya tidak hanya menanyakan apakah solusi bisa terintegrasi dengan ERP, tetapi juga data apa saja yang dapat dikirim dan diterima, bagaimana proses error handling ketika integrasi gagal, serta apakah transaksi dapat dilacak sampai ke ERP.

6. Dukungan terhadap RPA dan Automation

Tidak semua proses dapat diselesaikan hanya dengan workflow atau API. Dalam beberapa lingkungan enterprise, masih terdapat aplikasi lama atau sistem yang tidak memiliki API yang mudah digunakan. Di sinilah RPA dapat berperan sebagai automation layer.

RPA dapat digunakan untuk mengambil data, memasukkan data, berpindah antar aplikasi, menjalankan proses di ERP, mengambil hasil transaksi, memperbarui status, hingga mengirim notifikasi. Pendekatan ini cocok untuk proses AP yang memiliki volume tinggi, variasi terbatas, dan aturan yang jelas.

Untuk memahami bagaimana RPA ditempatkan dalam proses AP, baca RPA untuk AP Automation: Cara Mengotomatisasi Accounts Payable. Jika RPA menjadi salah satu komponen yang Anda pertimbangkan, kriteria pemilihan vendornya juga dibahas terpisah di Cara Memilih Vendor RPA di Indonesia: 7 Kriteria.

7. Audit Trail dan Document Management

AP tidak hanya membutuhkan automation. Perusahaan juga membutuhkan kemampuan untuk mengetahui apa yang terjadi terhadap setiap invoice: kapan invoice diterima, siapa yang memproses, siapa yang melakukan approval, kapan status berubah, kapan transaksi dikirim ke ERP, apakah terjadi exception, dan siapa yang melakukan perubahan.

Karena itu, solusi perlu menyediakan audit trail yang mudah ditelusuri. Dokumen pendukung juga sebaiknya dapat dikaitkan langsung dengan transaksi, sehingga tim Finance tidak harus mencari invoice dan dokumen pendukungnya di lokasi yang berbeda. Untuk kebutuhan document management yang lebih luas, perusahaan dapat melihat solusi Docuflo dari UTI.

8. Reporting dan Monitoring

Automation tanpa monitoring akan sulit dievaluasi. Solusi AP Automation sebaiknya menyediakan informasi seperti jumlah invoice yang diproses, invoice pending, invoice gagal, invoice dalam approval, invoice yang membutuhkan manual review, processing time, automation rate, exception rate, hingga status pembayaran.

Reporting ini penting karena perusahaan dapat melihat apakah automation benar-benar meningkatkan performa proses AP, bukan sekadar memindahkan pekerjaan manual dari satu tempat ke tempat lain.

9. Security dan Access Control

Invoice dapat berisi informasi sensitif seperti harga, data vendor, nomor rekening, informasi transaksi, dokumen kontrak, dan informasi pajak. Karena itu, aspek keamanan tidak boleh menjadi pertimbangan setelah implementasi selesai.

Beberapa hal yang perlu dievaluasi meliputi role-based access, authentication, authorization, encryption, audit log, data retention, backup, akses administrator, serta keamanan integrasi API.

Hak akses juga perlu mengikuti struktur organisasi. Contohnya, user AP mungkin dapat melihat invoice, tetapi tidak memiliki hak untuk mengubah konfigurasi workflow atau data vendor.

10. Skalabilitas dan Total Cost of Ownership

Solusi yang cocok untuk 500 invoice per bulan belum tentu cocok ketika perusahaan memproses 20.000 invoice per bulan. Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kemampuan sistem ketika volume transaksi meningkat di masa depan.

Evaluasi juga tidak cukup hanya berdasarkan harga lisensi. Perhitungkan implementation cost, integration cost, license, infrastructure, maintenance, support, customization, training, upgrade, serta biaya pengembangan workflow baru. Dengan demikian, perusahaan dapat melihat Total Cost of Ownership (TCO) secara utuh, bukan hanya harga awal software.

AP Automation Jangan Dinilai dari Demo Saja

Demo software biasanya memperlihatkan kondisi ideal. Invoice berhasil dibaca, matching berhasil, approval berjalan lancar, dan data masuk ke ERP tanpa hambatan. Namun kondisi nyata di perusahaan biasanya jauh lebih kompleks.

Karena itu, sebelum memilih solusi, perusahaan sebaiknya meminta vendor menunjukkan beberapa skenario yang benar-benar terjadi di lapangan:

• Skenario normal: invoice memiliki PO dan seluruh data sesuai
• Skenario exception: harga invoice berbeda dari PO
• Skenario non-PO: invoice tidak memiliki purchase order
• Skenario duplicate: invoice yang sama masuk dua kali
• Skenario approval: invoice membutuhkan beberapa level approval
• Skenario integration failure: ERP atau sistem tujuan tidak dapat diakses

Dengan skenario tersebut, perusahaan dapat melihat kemampuan solusi dalam menghadapi kondisi nyata, bukan hanya kondisi ideal yang disiapkan vendor.

Jangan Hanya Membandingkan Jumlah Fitur

Dua solusi AP Automation dapat memiliki daftar fitur yang hampir sama, tetapi memberikan hasil yang berbeda ketika diterapkan. Yang membedakan biasanya bukan keberadaan fiturnya, melainkan seberapa dalam fitur tersebut menangani kondisi spesifik perusahaan.

Jadi pertanyaan yang lebih tepat bukan software mana yang memiliki fitur paling banyak, melainkan solusi mana yang paling sesuai dengan proses AP perusahaan Anda.

Cara Membandingkan Solusi AP Automation Secara Objektif

Agar evaluasi lebih objektif dan tidak bergantung pada kesan dari presentasi vendor, perusahaan dapat membuat scoring matrix dengan pembobotan sesuai prioritas masing-masing.

Bobot tersebut dapat disesuaikan dengan prioritas perusahaan. Misalnya, perusahaan dengan landscape ERP yang kompleks dapat memberikan bobot lebih besar pada integration capability. Sementara perusahaan dengan volume invoice tinggi mungkin lebih fokus pada automation rate, exception handling, dan processing capacity.

KPI yang Perlu Dipantau Setelah Implementasi

Pemilihan solusi sebaiknya dikaitkan dengan KPI yang ingin diperbaiki, sehingga hasil implementasi dapat diukur secara objektif. Beberapa KPI yang umum digunakan:

• Cost per invoice
• Invoice processing cycle time
• Invoice processing accuracy
• Automation rate
• Percentage of touchless invoices
• Exception rate
• Approval cycle time
• Invoice backlog
• Duplicate invoice rate
• Payment cycle time

Dengan KPI tersebut, perusahaan dapat membandingkan kondisi sebelum dan sesudah implementasi, bukan sekadar mengandalkan kesan bahwa proses terasa lebih cepat.

Delapan Tahap Menentukan Solusi AP Automation yang Tepat

• Petakan proses AP saat ini: dokumentasikan alur invoice dari awal diterima sampai pembayaran dilakukan
• Identifikasi masalah: cari aktivitas yang paling banyak membutuhkan waktu dan intervensi manual
• Tentukan kebutuhan: pisahkan kebutuhan wajib dan kebutuhan tambahan yang sifatnya opsional
• Tentukan integrasi: identifikasi ERP, procurement, document management, dan aplikasi lain yang perlu terhubung
• Buat shortlist: pilih solusi yang memenuhi kebutuhan utama, bukan yang fiturnya paling banyak
• Lakukan demo berdasarkan skenario nyata: jangan hanya menggunakan demo standar dari vendor
• Jalankan proof of concept: gunakan data atau skenario yang mendekati kondisi perusahaan
• Hitung TCO dan ROI: bandingkan investasi dengan potensi penghematan dan peningkatan produktivitas

Pendekatan ini membuat keputusan tidak hanya berdasarkan presentasi vendor, tetapi berdasarkan kesesuaian antara solusi dan proses bisnis yang benar-benar berjalan.

AP Automation Tidak Harus Menggantikan Sistem yang Sudah Ada

Perusahaan tidak selalu harus mengganti ERP untuk memulai automation. Arsitekturnya dapat dibangun secara bertahap, dengan setiap komponen memiliki fungsi masing-masing:

• Invoice: dokumen masuk dari berbagai sumber
• OCR / IDP: menangani ekstraksi data dari dokumen
• Validation: memeriksa kelengkapan dan kesesuaian data
• Matching: mencocokkan invoice dengan PO dan goods receipt
• Workflow: mengatur alur approval sesuai kebijakan perusahaan
• RPA / Integration: menjembatani proses antar aplikasi
• ERP: tetap menjadi system of record
• Payment & Reporting: eksekusi pembayaran dan monitoring performa

Model bertahap seperti ini memungkinkan perusahaan memulai dari komponen yang paling mendesak terlebih dahulu, tanpa harus melakukan perombakan sistem secara menyeluruh sejak awal.

Bagaimana UTI Mendukung AP Automation?

UTI menggunakan pendekatan yang menggabungkan beberapa teknologi sesuai kebutuhan proses, bukan memaksakan satu produk untuk seluruh tahapan.

• Nanonets: digunakan untuk intelligent document processing dan ekstraksi data dokumen
• Cyclone: digunakan untuk RPA dan automation pada proses yang membutuhkan interaksi antar aplikasi
• Syclus: difokuskan pada Accounts Payable Automation dan workflow proses AP

Ketiga komponen tersebut dapat digunakan bersama sistem enterprise yang sudah dimiliki perusahaan, sehingga implementasi dapat dilakukan tanpa mengganti ERP atau sistem keuangan yang sedang berjalan.

FAQ Seputar Pemilihan Solusi AP Automation