Cara Mengelola SOP, Kontrak, dan Dokumen Perusahaan dengan DMS
Mengelola dokumen perusahaan tidak selalu berhenti pada menyimpan file dalam folder digital. Ketika jumlah dokumen semakin banyak, perusahaan perlu mengetahui di mana dokumen disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, versi mana yang berlaku, kapan dokumen harus diperbarui, dan bagaimana dokumen tersebut dapat ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Masalah seperti ini umum terjadi pada dokumen SOP, kebijakan perusahaan, kontrak, lisensi, formulir, laporan, dan dokumen operasional yang dikelola oleh banyak divisi.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah Document Management System (DMS). Dengan DMS, dokumen dapat dikelola dalam repositori terpusat dengan metadata, pencarian, kontrol akses, version control, workflow, dan audit trail.
DMS mengubah pengelolaan dokumen dari sekadar penyimpanan file menjadi proses yang lebih terstruktur — mulai dari capture, indexing, storage, search, workflow, monitoring, hingga audit. Untuk perusahaan dengan kebutuhan yang lebih kompleks, DMS dapat dilengkapi OCR, integrasi sistem, serta pemrosesan dokumen berbasis AI, seperti yang disediakan platform enterprise Docuflo.
Mengapa Pengelolaan Dokumen Perusahaan Sering Menjadi Masalah?
Dalam perusahaan dengan banyak divisi dan lokasi kerja, dokumen dapat berasal dari berbagai sumber:
Jika semuanya disimpan menggunakan folder biasa atau shared drive tanpa struktur pengelolaan yang jelas, beberapa masalah dapat muncul.
01
Dokumen Sulit Ditemukan
Karyawan harus mencari file secara manual berdasarkan nama, folder, atau email.
02
Versi Dokumen Tidak Jelas
SOP atau kebijakan yang sudah diperbarui tersimpan bersamaan dengan versi lama.
03
Dokumen Tersebar Antar Departemen
Dokumen berada di komputer pribadi, shared drive, email, atau aplikasi berbeda.
04
Masa Berlaku Dokumen Terlewat
Tanggal kedaluwarsa kontrak, lisensi, atau sertifikat terlewat karena monitoring manual.
05
Riwayat Dokumen Sulit Diketahui
Sulit mengetahui siapa yang melihat, mengubah, atau menyetujui suatu dokumen.
Bagaimana DMS Membantu Mengelola Dokumen Perusahaan?
DMS mengubah pengelolaan dokumen dari sekadar penyimpanan file menjadi proses yang lebih terstruktur. Secara umum, alurnya dapat mencakup:
Setiap tahap memiliki fungsi yang berbeda.
1. Digital Filing dalam Repositori Terpusat
Dokumen dari berbagai sumber dapat dikumpulkan dalam satu repositori terpusat. Perusahaan dapat menentukan struktur metadata, kategori, hak akses, dan klasifikasi dokumen sehingga pengguna tidak harus mencari file secara manual di berbagai lokasi. Model seperti ini dapat digunakan untuk mengelola dokumen antar departemen tanpa mengharuskan seluruh dokumen berada di folder yang sama.
2. OCR untuk Dokumen Hasil Scan
Tidak semua dokumen perusahaan sudah berbentuk digital. Kontrak yang sudah ditandatangani, SOP lama, formulir, atau arsip fisik biasanya perlu dipindai terlebih dahulu.
Dengan OCR (Optical Character Recognition), teks pada dokumen hasil scan dapat dikenali dan digunakan dalam proses indexing atau pencarian. Artinya, perusahaan tidak hanya menyimpan gambar hasil scan, tetapi dapat membuat informasi di dalam dokumen lebih mudah ditemukan kembali.
3. Pencarian Berdasarkan Metadata dan Isi Dokumen
DMS dapat menyediakan beberapa metode pencarian, mulai dari metadata hingga pencarian isi dokumen. Misalnya, pengguna ingin mencari "kontrak vendor yang akan berakhir pada Desember" atau "SOP terkait proses procurement". Dengan struktur metadata dan indexing yang tepat, pencarian dokumen dapat dilakukan lebih terarah dibandingkan membuka folder satu per satu.
4. Version Control untuk SOP dan Kebijakan
SOP dan kebijakan perusahaan sering mengalami perubahan. DMS dapat membantu menyimpan riwayat versi sehingga perusahaan dapat mengetahui versi terbaru, versi sebelumnya, waktu perubahan, riwayat aktivitas, dan pengguna yang melakukan perubahan. Hal ini membantu mengurangi risiko penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
5. Workflow Approval
Tidak semua dokumen hanya perlu disimpan. Beberapa dokumen harus melalui proses review dan approval sebelum digunakan atau dipublikasikan.
Dengan workflow DMS, proses tersebut dapat dibuat lebih terstruktur dan status dokumen dapat dipantau. Pada tahap approval final, dokumen seperti kontrak atau kebijakan sering kali juga membutuhkan pengesahan resmi — baca juga DMS dan Tanda Tangan Elektronik untuk Digitalisasi Dokumen untuk melihat bagaimana e-signature dapat menyatu dengan workflow DMS.
6. Monitoring Masa Berlaku Dokumen
Kontrak, lisensi, sertifikat, dan dokumen tertentu memiliki masa berlaku. DMS dengan fitur document lifecycle management dapat membantu perusahaan menetapkan aturan tanggal kedaluwarsa dan memberikan reminder kepada pihak terkait.
Dengan begitu, monitoring dokumen tidak sepenuhnya bergantung pada spreadsheet atau kalender pribadi.
7. Audit Trail
Untuk dokumen tertentu, perusahaan perlu mengetahui aktivitas yang terjadi terhadap dokumen. Audit trail dapat mencatat aktivitas seperti view, edit, share, approval, signature, dan perubahan dokumen. Informasi tersebut dapat membantu proses audit dan pengawasan internal.
DMS untuk SOP dan Manual Perusahaan
SOP, manual kerja, dan kebijakan internal merupakan jenis dokumen yang membutuhkan pengelolaan secara konsisten. Masalahnya bukan hanya bagaimana menyimpan dokumen tersebut, tetapi bagaimana memastikan pengguna menemukan dokumen dan versi yang benar ketika membutuhkan informasi.
Dengan DMS, perusahaan dapat membuat repository khusus untuk:
Dokumen kemudian dapat dikategorikan berdasarkan departemen, jenis dokumen, nomor dokumen, versi, tanggal berlaku, atau metadata lainnya. Untuk perusahaan yang memiliki banyak SOP dan manual, kemampuan pencarian menjadi semakin penting karena pengguna dapat menemukan informasi tanpa harus mengetahui lokasi folder penyimpanannya.
DMS untuk Kontrak dan Dokumen Legal
Kontrak memiliki karakteristik berbeda karena biasanya memiliki pihak terkait, tanggal berlaku, tanggal berakhir, nomor kontrak, dan dokumen pendukung. Karena itu, pengelolaan kontrak dapat menggunakan metadata khusus.
| Metadata | Kegunaan |
|---|---|
| Nomor kontrak | Identifikasi unik setiap kontrak |
| Nama vendor/partner | Mengetahui pihak terkait |
| Departemen | Mengelompokkan kontrak berdasarkan unit terkait |
| Tanggal mulai | Menentukan masa berlaku kontrak |
| Tanggal berakhir | Dasar untuk reminder dan monitoring |
| Status | Melacak tahap kontrak (draft, aktif, berakhir) |
| Jenis kontrak | Mengelompokkan kontrak berdasarkan kategori |
Informasi tersebut dapat digunakan untuk pencarian dan monitoring. Perusahaan juga dapat mengatur reminder berdasarkan tanggal tertentu sehingga tim terkait memiliki waktu untuk melakukan review atau perpanjangan.
Dari Digital Filing Menuju Knowledge Management
DMS tidak harus berhenti pada fungsi penyimpanan. Ketika dokumen sudah tersusun dengan metadata, indexing, OCR, dan pencarian yang baik, repository dokumen dapat menjadi sumber informasi bagi kebutuhan knowledge management perusahaan.
Contohnya, perusahaan memiliki ribuan dokumen yang terdiri dari SOP, manual, policy, kontrak, dokumen operasional, formulir, dan dokumen compliance. Dokumen tersebut dapat diproses dan diindeks sehingga informasi yang sebelumnya tersebar menjadi lebih mudah ditemukan.
Pada platform enterprise seperti Docuflo, kemampuan document processing juga mencakup OCR, klasifikasi dokumen, ekstraksi data, dan knowledge discovery dari konten yang tidak terstruktur.
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih DMS?
Tidak semua kebutuhan perusahaan sama. Sebelum memilih DMS, beberapa hal berikut perlu diperiksa.
Volume dan Jenis Dokumen
Perusahaan perlu mengetahui jumlah dokumen, format file, sumber dokumen, serta pertumbuhan dokumen dari waktu ke waktu.
Kemampuan OCR
Jika perusahaan masih memiliki banyak dokumen fisik atau hasil scan, OCR menjadi salah satu kapabilitas yang perlu diperhatikan.
Search dan Indexing
DMS sebaiknya memiliki metode pencarian yang sesuai dengan cara pengguna mencari dokumen, baik melalui metadata maupun isi dokumen.
Workflow
Jika dokumen membutuhkan review dan approval, pastikan DMS mendukung workflow yang sesuai dengan proses bisnis.
Document Lifecycle
Untuk kontrak, lisensi, sertifikat, dan dokumen dengan masa berlaku, perhatikan kemampuan retention policy dan expiry reminder.
Security dan Access Control
Dokumen perusahaan tidak semuanya dapat diakses oleh semua orang. Hak akses perlu disesuaikan dengan departemen, peran, dan jenis dokumen.
Integrasi
DMS sebaiknya dapat terhubung dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan, seperti ERP, HR, atau aplikasi bisnis lainnya.
Deployment
Pertimbangkan apakah perusahaan membutuhkan deployment cloud, on-premise, atau opsi yang dapat disesuaikan dengan kebijakan IT dan keamanan data.
Untuk membandingkan beberapa opsi platform sebelum menentukan pilihan, baca juga 10 Document Management System Terbaik untuk Perusahaan RI.
Docuflo untuk Enterprise Document Management
Untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara terpusat, Docuflo menyediakan kapabilitas mulai dari document capture, indexing, storage, search, workflow, archiving, audit trail, hingga integrasi dan intelligent document processing.
01
OCR & Indexing
Membantu proses pengelolaan dokumen fisik maupun hasil scan.
02
Pencarian Multi-Layer
Pencarian berdasarkan metadata maupun isi dokumen.
03
Workflow Approval
Mengatur proses review dan persetujuan dokumen.
04
Expiry Reminder
Notifikasi otomatis untuk dokumen dengan masa berlaku.
05
Version Control
Menjaga riwayat dan validitas versi dokumen.
06
Integrasi API
Terhubung dengan sistem perusahaan, deployment on-premise maupun cloud.
Di Indonesia, Docuflo dihadirkan oleh PT United Teknologi Integrasi (UTI) sebagai principal partner. UTI juga dapat menghubungkan pengelolaan dokumen dengan solusi digitalisasi lain sesuai kebutuhan proses bisnis perusahaan.
Jika kebutuhan perusahaan mencakup digital filing, OCR, pengelolaan SOP, kontrak, workflow approval, atau monitoring dokumen yang memiliki masa berlaku, pendekatan DMS dapat dievaluasi berdasarkan proses dan sistem yang sudah berjalan di perusahaan.
Request Demo Docuflo untuk Kebutuhan DMS Perusahaan Anda
FAQ Document Management System (DMS)
Apa itu Document Management System (DMS)?
DMS adalah sistem untuk mengelola dokumen perusahaan secara terpusat, mencakup penyimpanan, metadata, pencarian, kontrol akses, version control, workflow approval, dan audit trail.
Apa perbedaan DMS dengan shared drive atau folder biasa?
Shared drive hanya menyimpan file, sementara DMS menambahkan struktur seperti metadata, indexing, pencarian berbasis isi dokumen, version control, workflow approval, expiry reminder, dan audit trail sehingga dokumen lebih mudah dikelola dan ditelusuri.
Apakah DMS bisa mengelola dokumen hasil scan?
Bisa. DMS dapat dilengkapi OCR untuk mengenali teks pada dokumen hasil scan, seperti kontrak lama atau arsip fisik, sehingga isinya dapat diindeks dan dicari kembali.
Bagaimana DMS membantu mengelola SOP dan kebijakan perusahaan?
DMS menyediakan version control dan workflow approval sehingga perusahaan dapat memastikan pengguna mengakses versi SOP yang benar-benar berlaku, sekaligus mencatat riwayat perubahan dan siapa yang melakukannya.
Apakah DMS bisa mengingatkan masa berlaku kontrak dan lisensi?
Bisa. Fitur document lifecycle management pada DMS dapat menetapkan aturan tanggal kedaluwarsa dan mengirim reminder otomatis kepada pihak terkait sebelum kontrak atau lisensi berakhir.
Apa itu audit trail dalam DMS?
Audit trail adalah catatan aktivitas terhadap dokumen, seperti siapa yang melihat, mengubah, membagikan, menyetujui, atau menandatangani dokumen tertentu, yang berguna untuk kebutuhan audit dan compliance.
Apakah Docuflo bisa diintegrasikan dengan sistem perusahaan lain?
Docuflo mendukung integrasi berbasis API dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan, seperti ERP atau aplikasi bisnis lainnya, sesuai kebutuhan implementasi.
Apakah Docuflo tersedia untuk deployment on-premise?
Ya. Docuflo mendukung deployment on-premise maupun cloud, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan dengan kebijakan IT dan keamanan data masing-masing.
Kesimpulan
Pengelolaan dokumen perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar tempat untuk menyimpan file.
Untuk SOP dan manual, perusahaan membutuhkan struktur, version control, dan pencarian yang baik. Untuk kontrak dan lisensi, perusahaan membutuhkan metadata, monitoring, serta reminder masa berlaku. Sementara untuk dokumen hasil scan, OCR dapat membantu membuat isi dokumen lebih mudah diindeks dan ditemukan.
Karena itu, penerapan DMS sebaiknya dilihat sebagai bagian dari pengelolaan siklus hidup dokumen perusahaan, mulai dari capture, indexing, storage, search, workflow, monitoring, hingga audit.
Perusahaan yang sedang mengevaluasi kebutuhan Document Management System (DMS) dapat melihat kapabilitas Docuflo dan mendiskusikan kebutuhan implementasinya bersama tim UTI.
Request Demo Docuflo untuk Membahas Kebutuhan DMS Perusahaan Anda
