Cyclone RPA adalah software Robotic Process Automation (RPA) yang dirancang khusus untuk mengotomasi proses Accounts Payable (AP), termasuk invoice processing dan 3-way matching, sehingga tim finance dapat memproses invoice lebih cepat, akurat, dan mudah diaudit tanpa menambah beban kerja manual.
Apa itu Cyclone RPA?
Cyclone RPA adalah platform otomasi berbasis robotic process automation yang dikembangkan oleh PT United Teknologi Integrasi (UTI) untuk membantu perusahaan mengotomasi proses keuangan yang sebelumnya dikerjakan manual khususnya di area Accounts Payable seperti pemrosesan invoice dan pencocokan dokumen (3-way matching).
Berbeda dari software akuntansi biasa, Cyclone RPA bekerja seperti "robot digital" yang meniru cara kerja manusia saat memproses invoice: membaca dokumen, mencocokkan data, memvalidasi, hingga meneruskan ke tahap approval semuanya berjalan otomatis di belakang layar.
Apa Fungsi Utama Cyclone RPA?
Cyclone RPA memiliki dua fungsi inti yang menjawab kebutuhan tim finance dan Accounts Payable:
1. Invoice Processing Automation
Cyclone RPA membaca data dari invoice masuk (baik format digital maupun hasil scan), lalu mengekstrak informasi penting seperti nomor invoice, nominal, tanggal jatuh tempo, dan data vendor secara otomatis tanpa perlu input manual satu per satu.
2. 3-Way Matching Automation
Cyclone RPA secara otomatis mencocokkan tiga dokumen kunci dalam proses pembayaran: Purchase Order (PO), Invoice, dan Receiving Report. Jika ketiga dokumen ini cocok, proses bisa lanjut ke approval secara otomatis. Jika ada selisih, sistem akan menandainya untuk ditinjau tim finance mengurangi risiko pembayaran ganda atau kesalahan nominal.
Kenapa Perusahaan Membutuhkan Cyclone RPA?
Masalah Tanpa Otomasi | Solusi dengan Cyclone RPA |
Input invoice manual, memakan waktu lama | Data invoice diekstrak otomatis |
Rawan human error saat mencocokkan PO dan invoice | 3-way matching berjalan otomatis dan konsisten |
Sulit melacak status invoice | Status invoice tercatat dan bisa dipantau real-time |
Audit trail tidak rapi | Setiap proses terdokumentasi otomatis, memudahkan audit |
Approval lambat karena bergantung proses manual | Approval invoice yang sudah matching bisa berjalan lebih cepat |
Siapa yang Cocok Menggunakan Cyclone RPA?
Cyclone RPA cocok digunakan oleh perusahaan menengah hingga enterprise yang memiliki volume invoice tinggi setiap bulan, khususnya tim finance dan Accounts Payable yang ingin mengurangi pekerjaan manual repetitif dan meningkatkan akurasi proses keuangan.
Bagaimana Cara Kerja Cyclone RPA?
Secara garis besar, alur kerja Cyclone RPA berjalan dalam beberapa tahap:
Capture : invoice masuk (email, scan, atau sistem lain) dibaca otomatis oleh Cyclone RPA
Extract : data penting dari invoice diambil dan disusun secara terstruktur
Match : data dicocokkan dengan Purchase Order dan Receiving Report (3-way matching)
Validate : sistem menandai invoice yang cocok untuk lanjut ke approval, dan invoice bermasalah untuk ditinjau manual
Report : seluruh proses tercatat sebagai audit trail yang bisa diakses kapan saja
Cyclone RPA vs Proses Manual
Perusahaan yang masih memproses invoice secara manual umumnya membutuhkan waktu berhari-hari untuk satu siklus invoice hingga approval, dengan risiko human error yang cukup tinggi. Dengan Cyclone RPA, proses yang sama dapat berjalan jauh lebih cepat karena ekstraksi data dan pencocokan dokumen dilakukan otomatis oleh sistem, bukan manual satu per satu oleh staf finance.
Pertanyaan Umum Seputar Cyclone RPA
Apakah Cyclone RPA hanya untuk invoice processing? Tidak. Meskipun fokus utamanya di invoice processing dan 3-way matching, Cyclone RPA dirancang sebagai platform RPA yang dapat dikembangkan untuk proses Accounts Payable lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Apakah Cyclone RPA cocok untuk perusahaan kecil? Cyclone RPA paling terasa manfaatnya untuk perusahaan dengan volume invoice yang cukup tinggi setiap bulan, di mana proses manual mulai menjadi bottleneck bagi tim finance.
Siapa yang mengembangkan Cyclone RPA? Cyclone RPA dikembangkan oleh PT United Teknologi Integrasi (UTI), perusahaan solusi IT B2B yang juga bermitra dengan vendor teknologi enterprise lainnya.
Tertarik melihat bagaimana Cyclone RPA bisa mengotomasi proses invoice processing di perusahaan Anda? Pelajari lebih lanjut di sini → Cyclone RPA
