RPA untuk AP Automation: Cara Mengotomatisasi Accounts Payable

Apa Itu RPA untuk AP Automation?

RPA atau Robotic Process Automation adalah teknologi yang menggunakan software robot untuk menjalankan pekerjaan digital berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Dalam Accounts Payable, RPA dapat digunakan ketika pekerjaan memiliki karakteristik berulang, berbasis aturan, menggunakan aplikasi digital, memiliki volume transaksi tinggi, dan membutuhkan pemindahan data antar sistem.

Contohnya, robot dapat mengambil invoice dari email, menjalankan proses tertentu, memasukkan data ke aplikasi, mengirim notifikasi, atau memperbarui status transaksi.

Untuk memahami konsep RPA secara lebih umum, lihat Apa Itu RPA: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaat. IBM juga menjelaskan RPA sebagai teknologi untuk mengotomatisasi pekerjaan berbasis aturan dan aktivitas digital yang berulang. (IBM)

Bagaimana RPA Digunakan dalam AP Automation?

RPA berperan terutama pada tahap eksekusi proses. Sementara itu, teknologi lain dapat menangani pekerjaan yang membutuhkan kemampuan berbeda.

Invoice Diterima

Invoice dapat masuk melalui email, portal vendor, folder, atau aplikasi bisnis. RPA dapat mengambil dokumen dari sumber yang telah ditentukan dan meneruskannya ke proses berikutnya.

Data Invoice Diekstrak

OCR atau IDP digunakan untuk membaca informasi invoice seperti nomor invoice, vendor, tanggal, PO, quantity, nominal, dan pajak. UTI juga memiliki pembahasan mengenai pemrosesan dokumen melalui Nanonets: Ekstrak Data Dokumen dalam Hitungan Detik.

Data Divalidasi

Data hasil ekstraksi kemudian diperiksa berdasarkan aturan bisnis. Validasi dapat mencakup vendor, nomor PO, nominal, tanggal, maupun data invoice lainnya.

Invoice Dicocokkan

Invoice kemudian dapat dibandingkan dengan Purchase Order dan dokumen penerimaan barang. Pembahasan khusus mengenai proses tersebut tersedia di 3-Way Matching: Cegah Faktur Ganda dan Salah Bayar.

Approval dan Eksekusi

Invoice yang memenuhi aturan dapat diteruskan ke approval. Setelah disetujui, RPA dapat menjalankan aktivitas digital berikutnya, termasuk input atau pembaruan data pada ERP. Microsoft mendokumentasikan penggunaan automation dalam proses vendor invoice, termasuk invoice import, matching, workflow, dan processing. (Microsoft Learn)

Proses Accounts Payable yang Dapat Diotomatisasi dengan RPA

Setelah invoice masuk ke workflow, terdapat beberapa aktivitas yang dapat menjadi kandidat automation.

Use case RPA untuk Finance dan Procurement lainnya juga dibahas dalam 15 Contoh Penerapan RPA di Perusahaan.

RPA dan 3-Way Matching dalam AP Automation

3-Way Matching merupakan proses membandingkan tiga informasi utama untuk memastikan transaksi yang ditagihkan vendor sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima:

RPA dapat digunakan untuk menjalankan aktivitas digital di sekitar proses tersebut, misalnya mengambil data dari sistem, meneruskan dokumen, menjalankan pengecekan berdasarkan aturan, dan mengirim hasilnya ke workflow berikutnya.

OCR, RPA, dan ERP Memiliki Fungsi Berbeda

Salah satu hal penting dalam merancang AP Automation adalah membedakan fungsi setiap teknologi.

Karena itu, perusahaan tidak harus melihat AP Automation sebagai implementasi satu teknologi. Dalam banyak skenario, beberapa teknologi dapat digunakan sebagai bagian dari satu proses.

Untuk memahami perbedaan RPA dengan pendekatan automation lainnya, lihat RPA vs AI vs Workflow Automation: Mana yang Tepat untuk Bisnis?. SAP juga menjelaskan AP Automation sebagai penggunaan teknologi seperti AI, OCR, workflow, dan automation untuk mengurangi aktivitas manual dalam Accounts Payable. (SAP)

Kapan RPA untuk AP Automation Perlu Dipertimbangkan?

Tidak semua proses Accounts Payable harus langsung menggunakan RPA. Automation dapat dipertimbangkan ketika proses memiliki beberapa karakteristik berikut:

• Volume invoice tinggi
• Banyak pekerjaan data entry
• Proses dilakukan berulang
• Aturan bisnis relatif jelas
• Banyak aplikasi yang harus digunakan
• Approval membutuhkan beberapa tahapan
• Terdapat pekerjaan manual yang sama setiap hari
• Proses masih bergantung pada spreadsheet atau pemindahan data antar aplikasi

Sebelum menentukan automation, perusahaan dapat melakukan assessment terhadap:

Untuk membantu proses evaluasi vendor, lihat Cara Memilih Vendor RPA di Indonesia: 7 Kriteria.

Contoh Arsitektur RPA untuk AP Automation

Implementasi dapat dibangun secara bertahap berdasarkan fungsi masing-masing teknologi.

Pada arsitektur tersebut, RPA tidak menggantikan OCR, matching, atau ERP. RPA berfungsi sebagai automation layer yang menjalankan aktivitas digital sesuai workflow. Oracle juga mendokumentasikan proses invoice matching antara invoice, purchase order, dan receipt dalam sistem Accounts Payable. (Oracle Documentation)

RPA untuk AP Automation dan Sistem ERP

RPA tidak selalu berarti perusahaan harus mengganti ERP. Jika perusahaan sudah menggunakan SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, atau ERP lainnya, automation dapat dirancang pada proses yang masih dilakukan secara manual di sekitar sistem tersebut.

RPA dapat membantu menjalankan aktivitas seperti mengambil data, memasukkan data, memindahkan informasi, menjalankan workflow, memperbarui status, dan mengirim notifikasi. Microsoft, SAP, dan Oracle masing-masing mendokumentasikan berbagai pendekatan automation dan invoice processing pada ekosistem ERP mereka. (Microsoft Learn, SAP, Oracle)

Cara Memulai RPA untuk Accounts Payable

Implementasi sebaiknya dimulai dari proses yang sudah berjalan, bukan langsung dari teknologi.

1. Petakan Proses AP

Dokumentasikan bagaimana invoice diterima sampai transaksi dicatat.

2. Identifikasi Pekerjaan Manual

Cari aktivitas yang paling sering dilakukan secara berulang.

3. Ukur Volume

Catat jumlah invoice dan frekuensi proses.

4. Identifikasi Exception

Pisahkan transaksi normal dengan transaksi yang membutuhkan pemeriksaan manual.

5. Tentukan Sistem yang Terlibat

Identifikasi ERP, email, procurement system, document repository, dan aplikasi lainnya.

6. Tentukan Proses Pilot

Pilih satu proses yang memiliki aturan jelas untuk diuji terlebih dahulu.

7. Ukur Hasil

Gunakan indikator seperti waktu proses, jumlah pekerjaan manual, error, exception, dan volume transaksi.

Pendekatan bertahap memungkinkan perusahaan mengetahui proses mana yang benar-benar memberikan manfaat dari automation sebelum memperluas implementasi.

Kesimpulan

RPA untuk AP Automation merupakan pendekatan untuk mengotomatisasi pekerjaan digital berulang dalam proses Accounts Payable. RPA dapat digunakan bersama OCR/IDP, 3-Way Matching, workflow, dan ERP sehingga automation tidak hanya berhenti pada pembacaan invoice, tetapi dapat diteruskan ke proses validasi, approval, dan pencatatan transaksi.

Di UTI, pendekatan tersebut dapat dikombinasikan dengan Nanonets untuk document processing, Cyclone untuk RPA, dan Syclus sebagai solusi Accounts Payable Automation.

Untuk pembahasan AP Automation secara lebih menyeluruh, lanjutkan ke AP Automation: Otomatisasi Accounts Payable dengan RPA.

FAQ RPA untuk AP Automation