PT Sewu Segar Nusantara (Sunpride), distributor buah segar dengan jaringan retail besar seperti Indomaret, Lion Superindo, dan Hari-Hari, menjalankan automasi Sales Order dari Purchase Order (PO) secara end-to-end di SAP menggunakan kombinasi Nanonets OCR dan Cyclone RPA. Dari PO yang datang dalam berbagai format lewat puluhan website customer dan email, proses ini kini berjalan end-to-end tanpa input manual, mulai dari ekstraksi data, validasi item, sampai SO tercipta otomatis di sistem.
Distributor buah segar seperti Sunpride tidak cuma berurusan dengan barang yang mudah busuk, mereka juga berurusan dengan puluhan customer besar yang masing-masing punya cara sendiri mengirim Purchase Order. Ada yang lewat portal khusus, ada yang lewat email, formatnya PDF atau hasil scan, bahkan istilah produknya beda-beda antar retailer. Satu PO berarti satu proses input manual dari nol.
Dalam studi kasus (case study) ini, kita akan membedah bagaimana Sunpride, bekerja sama dengan UTI, mengubah proses yang tadinya sepenuhnya manual ini menjadi alur otomatis end-to-end, dari PO masuk sampai Sales Order tercipta di SAP, menggunakan kombinasi Nanonets OCR dan Cyclone RPA.
Tentang Sunpride: Distribusi Buah Segar dengan Kompleksitas Order Tinggi
PT Sewu Segar Nusantara, yang beroperasi dengan brand Sunpride, adalah salah satu pemain utama di industri FMCG dan distribusi fresh produce yang memasok ke jaringan ritel besar di Indonesia, mulai dari Indomaret, Lion Superindo, hingga Hari-Hari. Tiap customer mengirimkan Purchase Order lewat website atau portal masing-masing dengan format dokumen yang beda-beda, yang kemudian harus diproses jadi Sales Order di sistem ERP SAP milik Sunpride.
Bisnis distribusi fresh produce di sektor FMCG punya tantangan unik: volume order tinggi, siklus cepat karena barang mudah busuk, dan customer besar yang masing-masing punya standar dokumen sendiri. Kombinasi ini bikin proses order-to-cash jadi salah satu titik paling rawan bottleneck operasional.
Tantangan: Satu PO, Banyak Format, Semua Manual
Sebelum implementasi automasi, proses pengambilan, pembacaan, dan input PO ke sistem ERP masih dilakukan sepenuhnya manual. Beberapa tantangan utama yang dihadapi tim operasional Sunpride:
- PO tersebar di banyak tempat: harus diunduh satu per satu dari masing-masing website customer maupun email.
- Format tidak seragam: PO diterima dalam berbagai bentuk, mulai dari PDF hingga hasil scan.
- Input ulang manual: data pada PO harus diketik ulang ke sistem ERP untuk generate SO, dan setiap ketikan ulang itu buka peluang salah input.
- Beban manpower tinggi: proses manual butuh waktu lama, terutama saat periode order tinggi.
- Risiko fulfillment: kesalahan input bisa berdampak langsung ke ketepatan waktu kirim, apalagi untuk buah yang mudah busuk.
- Kerja repetitif harian: tim operasional harus mengulang pekerjaan yang sama setiap hari.
Solusi: Kombinasi Nanonets OCR dan Cyclone RPA
UTI menerapkan sistem automasi berbasis Intelligent Document Processing (IDP) menggunakan Nanonets OCR yang dipadukan dengan Cyclone RPA untuk menjalankan automasi end-to-end, dari PO masuk sampai SO tercatat di SAP. Cyclone RPA berperan sebagai orchestrator yang menjalankan seluruh proses ini dari awal sampai akhir, termasuk yang memanggil Nanonets untuk membaca dan mengekstrak dokumen PO, bukan hanya aktif di satu tahap saja.
Nanonets: Membaca Semua Format PO
Nanonets mengekstrak informasi penting dari tiap PO, mulai dari customer, nomor PO, tanggal order, item, quantity, satuan, dan detail lainnya, terlepas dari format dan sumber dokumennya. Pelajari lebih lanjut soal Nanonets.
Cyclone: Validasi dan Eksekusi ke SAP
Cyclone RPA memvalidasi data sesuai business rule perusahaan, termasuk memetakan istilah produk yang berbeda antar customer ke SKU internal Sunpride, lalu login ke SAP, membuat SO, dan mencatat semuanya secara otomatis. Pelajari lebih lanjut soal Cyclone RPA.
Alur Solusi: Dari PO Masuk sampai SO Tercipta di SAP
Satu hal yang penting dipahami, Cyclone RPA bukan cuma muncul di satu tahap. Cyclone yang mengendalikan seluruh alur ini dari ujung ke ujung, termasuk yang memanggil Nanonets untuk ekstraksi data, sampai akhirnya SO tercatat di SAP.
- PO diterima: Cyclone RPA memantau dan mengambil PO masuk dari website atau portal masing-masing customer, maupun dari email.
- Cyclone memanggil Nanonets untuk ekstraksi data: Dokumen PO dikirim oleh Cyclone ke Nanonets OCR untuk dibaca dan diekstrak, mulai dari customer, nomor PO, tanggal order, item, quantity, satuan, dan detail lainnya.
- Cyclone memvalidasi hasil ekstraksi sesuai business rule: Data item yang diterima dari Nanonets divalidasi dan dipetakan sesuai aturan bisnis, misalnya "Pisang 5kg" pada PO customer otomatis dikenali sebagai "Sunpride Cavendish 5 box" sesuai SKU internal.
- Cyclone login dan input ke SAP: Cyclone RPA login ke sistem ERP dan menginput data PO yang sudah divalidasi untuk membuat Sales Order.
- Cyclone memperbarui SO dan status proses: Nomor SO yang berhasil dibuat diambil otomatis oleh Cyclone, lalu status proses diperbarui.
- Cyclone menyimpan log dan arsip: Seluruh aktivitas dan dokumen disimpan rapi oleh Cyclone untuk mempermudah audit.
- Cyclone mengirim notifikasi otomatis jika ada error: Jika ditemukan kesalahan pada dokumen, data, atau proses di tahap manapun, Cyclone mengirim notifikasi melalui email agar bisa segera ditindaklanjuti tim terkait.
Manfaat Bisnis yang Dirasakan Sunpride
- Input manual berkurang signifikan: tim tidak lagi mengetik ulang data PO satu per satu.
- Pemrosesan PO ke SO lebih cepat: alur yang tadinya berjenjang kini berjalan otomatis dari ujung ke ujung.
- Human error berkurang: risiko salah input pada tahap input data ditekan signifikan.
- Konsistensi dan akurasi data meningkat: data yang masuk ke SAP lebih dapat diandalkan.
- Tim operasional fokus ke kerjaan bernilai tambah: waktu yang tadinya habis untuk input berulang bisa dialihkan.
- Produktivitas naik saat volume order tinggi: sistem tetap konsisten meski order melonjak, jadi tim gak perlu lembur cuma buat kejar target waktu kirim.
- Audit dan monitoring lebih mudah: seluruh aktivitas otomatis tercatat rapi.
Hasil Utama Setelah Implementasi
Kenapa Kombinasi OCR dan RPA Ini Bekerja
Kombinasi AI OCR dan RPA bikin automasi ini bisa jalan sampai tuntas, bukan cuma berhenti di baca dokumen. Nanonets OCR menangani ekstraksi data dari dokumen yang formatnya beda-beda, sementara Cyclone RPA yang eksekusi proses input ke SAP sesuai aturan bisnis yang berlaku. Studi kasus ini sebenarnya sisi lain dari proses yang sama dibahas di AP Automation: Cara Menghemat 90% Waktu Proses Invoice Perusahaan, cuma di sini dokumennya PO masuk buat bikin Sales Order, bukan faktur masuk buat accounts payable.
Solution Highlights
- Intelligent OCR untuk berbagai format Sales Order
- End-to-End Automation dari PO masuk sampai SO tercatat
- High Accuracy Data Extraction lintas format dokumen
- Faster Order Processing tanpa menambah headcount
- Reduced Manual Effort pada tugas repetitif harian
- Audit Trail & Process Logging otomatis
- Scalable untuk volume transaksi yang tinggi
Ingin proses order perusahaan Anda berjalan otomatis seperti Sunpride?
FAQ Seputar Success Story Sunpride
Apa itu Sales Order Automation yang diterapkan Sunpride?
Sales Order Automation adalah automasi proses mengubah Purchase Order (PO) dari customer menjadi Sales Order (SO) di sistem ERP, mulai dari ekstraksi data PO, validasi, hingga input ke sistem, tanpa input manual berulang di setiap tahap.
Kenapa Sunpride butuh dua teknologi, OCR dan RPA, bukan cukup salah satu?
OCR/IDP seperti Nanonets bertugas membaca dan mengekstrak data dari dokumen PO yang formatnya beragam, sementara RPA seperti Cyclone menjalankan proses bisnis selanjutnya, yaitu validasi, login sistem, input data, hingga pencatatan. Keduanya saling melengkapi: satu untuk membaca, satu untuk mengeksekusi.
Apakah solusi ini mengharuskan Sunpride mengganti sistem SAP yang sudah berjalan?
Tidak. Solusi ini dirancang untuk bekerja di atas sistem SAP yang sudah digunakan Sunpride, tanpa perlu penggantian atau perombakan besar pada sistem inti.
Bagaimana sistem menangani PO dengan istilah produk yang berbeda antar customer?
Cyclone RPA memvalidasi data sesuai business rule yang ditetapkan perusahaan, termasuk memetakan istilah produk pada PO customer ke SKU internal, misalnya deskripsi produk pada PO otomatis dikenali dan disesuaikan dengan penamaan item di sistem Sunpride.
Apa yang terjadi jika ada error dalam proses PO ke SO?
Jika ditemukan kesalahan pada dokumen, data, atau proses, sistem mengirimkan notifikasi melalui email agar tim terkait bisa segera menindaklanjuti sebelum proses dilanjutkan.
Apakah solusi seperti ini bisa diterapkan untuk proses lain selain Sales Order?
Bisa. Fondasi automasi yang sama, yaitu kombinasi IDP untuk ekstraksi dokumen dan RPA untuk eksekusi proses, dapat dikembangkan untuk proses bisnis lain yang punya pola serupa, seperti accounts payable, invoice processing, atau proses administratif lainnya.
