Contoh SOP Perusahaan: 10 Template & Cara Membuat

Apa Itu SOP Perusahaan?

SOP adalah dokumen tertulis yang menetapkan langkah, urutan, peran, dan bukti yang diperlukan untuk menjalankan suatu proses kerja secara konsisten.

Sebuah SOP yang baik menjawab empat pertanyaan sederhana: siapa yang melakukan, apa yang dilakukan, dalam urutan apa, dan bukti apa yang harus ada setelah pekerjaan selesai. Dengan begitu, orang baru pun dapat menjalankan proses yang sama seperti karyawan lama.

SOP sering tertukar dengan dua dokumen lain. Perbedaannya dapat dilihat pada tabel berikut.

Ketiganya saling melengkapi. Kebijakan menetapkan arah, SOP menerjemahkannya menjadi alur kerja lintas peran, dan instruksi kerja merinci tugas teknis di dalam salah satu langkah SOP.

Isi dan Format SOP yang Baik

Tidak ada format tunggal, tetapi sebagian besar SOP perusahaan memuat tujuh bagian berikut. Bagian prosedur menjadi inti, sedangkan bagian lainnya memberi konteks, batas, dan bukti.

• Identitas dokumen. Judul, nomor dokumen, versi, dan tanggal berlaku, supaya pembaca tahu apakah yang dibuka adalah versi terbaru.
• Tujuan. Satu atau dua kalimat tentang hasil yang ingin dicapai oleh proses tersebut.
• Ruang lingkup. Proses, unit kerja, atau situasi yang diatur, termasuk yang tidak tercakup.
• Penanggung jawab. Peran yang melaksanakan, memeriksa, dan menyetujui. Tulis peran, bukan nama orang, agar SOP tidak usang saat personel berganti.
• Prosedur. Langkah berurutan dengan satu aksi per langkah, lengkap dengan batas waktu atau syarat jika ada.
• Dokumen terkait. Formulir, laporan, atau catatan yang menjadi bukti bahwa prosedur dijalankan.
• Pengesahan. Siapa yang menyusun, memeriksa, dan mengesahkan, beserta tanggalnya.

Tulis dengan kalimat aktif dan singkat, misalnya "Atasan unit menyetujui permintaan", bukan "Permintaan akan dilakukan persetujuan oleh atasan unit".

Agar tidak mulai dari nol, setiap contoh SOP di bagian 04 dilengkapi dua file Word yang bisa diunduh: template kosong untuk diisi sendiri dan contoh terisi sebagai gambaran.

Manfaat SOP bagi Perusahaan

SOP yang dijalankan dengan baik memberi beberapa manfaat nyata bagi operasional.

• Konsistensi kerja. Proses yang sama menghasilkan kualitas yang kurang lebih sama, siapa pun pelaksananya.
• Kesalahan lebih sedikit. Langkah dan titik pemeriksaan yang jelas membantu mencegah tahapan terlewat.
• Karyawan baru lebih cepat produktif. Mereka punya panduan tertulis, tidak hanya bergantung pada penjelasan lisan.
• Tanggung jawab lebih jelas. Setiap langkah punya pemilik, sehingga hambatan lebih mudah ditelusuri.
• Siap untuk audit. Bukti pelaksanaan dan persetujuan tercatat dan dapat ditunjukkan saat diperlukan.
• Dasar perbaikan. Proses yang tertulis lebih mudah dievaluasi, diukur, dan disederhanakan.

Manfaat ini baru muncul jika SOP dipakai sehari-hari. Karena itu pembahasan berikutnya tidak berhenti pada contoh dokumen, tetapi juga pada cara menjaganya tetap berjalan.

10 Contoh SOP Perusahaan

Contoh berikut memakai format ringkas: tujuan, peran, prosedur, dokumen terkait, dan titik kontrol. Anggap sebagai kerangka awal; setiap contoh menyediakan template kosong dan contoh terisi yang dapat diunduh. Batas nominal, tenggat waktu, dan struktur peran perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda.

1. SOP Pengadaan Barang (dari Permintaan sampai PO)

Tujuan: memastikan pembelian barang operasional diajukan, disetujui, dan dicatat sesuai anggaran.

Peran: Pemohon, atasan unit, procurement, dan finance.

Prosedur:

1. Pemohon mengisi form permintaan pembelian berisi spesifikasi, jumlah, perkiraan biaya, dan alasan kebutuhan.
2. Atasan unit meninjau permintaan, lalu menyetujui atau menolaknya.
3. Procurement bersama finance memeriksa ketersediaan anggaran, kemudian meminta penawaran vendor sesuai ketentuan perusahaan.
4. Procurement membandingkan penawaran dan mengusulkan vendor untuk disetujui sesuai batas kewenangan.
5. Setelah disetujui, procurement menerbitkan purchase order (PO) dan mengirimkannya ke vendor.
6. Penerima barang memeriksa kesesuaian barang dengan PO dan membuat bukti penerimaan.

Dokumen terkait: form permintaan pembelian, perbandingan penawaran, PO, dan bukti penerimaan barang.

Titik kontrol: batas persetujuan yang berbeda sesuai nilai pembelian.

2. SOP Verifikasi dan Pembayaran Invoice Vendor

Tujuan: memastikan invoice hanya dibayar jika sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima.

Peran: Admin finance, penerima barang, dan manajer finance.

Prosedur:

1. Admin finance menerima invoice, lalu mencatat tanggal terima dan nomor invoice.
2. Admin mencocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan barang.
3. Jika ada selisih harga, jumlah, atau pajak, invoice dikembalikan ke procurement atau vendor untuk klarifikasi.
4. Invoice yang sesuai diajukan ke manajer finance untuk persetujuan pembayaran.
5. Pembayaran dijadwalkan sesuai termin yang disepakati.
6. Bukti pembayaran diarsipkan bersama invoice, PO, dan bukti penerimaan.

Dokumen terkait: invoice dan faktur pajak, PO, bukti penerimaan, dan bukti pembayaran.

Titik kontrol: pencocokan tiga dokumen (PO, bukti penerimaan, invoice) sebelum pembayaran.

3. SOP Pengajuan Cuti dan Izin Karyawan

Tujuan: menyeragamkan cara pengajuan cuti agar jadwal tim tetap terjaga dan saldo cuti tercatat benar.

Peran: karyawan, atasan langsung, dan HR.

Prosedur:

1. Karyawan mengajukan cuti melalui form atau sistem sesuai batas waktu pengajuan yang ditetapkan perusahaan.
2. Atasan langsung memeriksa dampak terhadap jadwal tim, lalu menyetujui atau menolak disertai alasan.
3. HR memeriksa sisa saldo dan ketentuan jenis cuti yang diajukan.
4. Karyawan menerima pemberitahuan keputusan.
5. HR memperbarui saldo cuti dan kalender ketidakhadiran.
6. Karyawan menyerahkan pekerjaan sementara kepada rekan pengganti sebelum cuti dimulai.

Dokumen terkait: form cuti, catatan saldo cuti, dan kalender ketidakhadiran tim.

Titik kontrol: pemeriksaan saldo dan dampak ke jadwal tim sebelum persetujuan.

4. SOP Onboarding Karyawan Baru

Tujuan: memastikan karyawan baru siap bekerja pada hari pertama dan memahami aturan perusahaan.

Peran: HR, IT, atasan langsung, dan karyawan baru.

Prosedur:

1. HR memastikan kontrak dan kelengkapan administrasi selesai sebelum hari pertama.
2. IT menyiapkan perangkat, akun email, dan akses sistem sesuai posisi.
3. Atasan langsung menyusun rencana 30 hari pertama berisi tugas dan target awal.
4. Pada hari pertama, HR memperkenalkan perusahaan, kebijakan, dan tim.
5. Karyawan baru menandatangani dokumen yang diperlukan, seperti kontrak dan perjanjian kerahasiaan.
6. Atasan dan HR mengevaluasi progres pada akhir minggu pertama dan akhir bulan pertama.

Dokumen terkait: checklist onboarding, kontrak kerja, form serah terima aset, dan rencana 30 hari.

Titik kontrol: checklist akses dan perangkat harus selesai sebelum hari pertama.

5. SOP Layanan Pelanggan (Penanganan Keluhan)

Tujuan: memastikan setiap keluhan dicatat, ditindaklanjuti, dan ditutup dalam waktu yang ditetapkan.

Peran: customer service, supervisor, dan divisi terkait.

Prosedur:

1. Customer service mencatat keluhan beserta identitas pelanggan, nomor transaksi, dan kronologi ke sistem tiket.
2. Customer service mengklasifikasikan jenis dan tingkat urgensi keluhan, lalu menyampaikan perkiraan waktu penyelesaian.
3. Keluhan sederhana diselesaikan langsung; kasus yang memerlukan keputusan khusus dieskalasi ke supervisor.
4. Divisi terkait menindaklanjuti dan melaporkan hasilnya.
5. Customer service menyampaikan penyelesaian kepada pelanggan dan memastikan pelanggan menerimanya.
6. Tiket ditutup, lalu data keluhan direkap berkala untuk perbaikan layanan.

Dokumen terkait: tiket keluhan, bukti pendukung, dan laporan rekap berkala.

Titik kontrol: target waktu penyelesaian dan aturan eskalasi yang jelas.

6. SOP Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash)

Tujuan: memastikan pengeluaran kecil tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Peran: pemohon, pemegang kas kecil, dan manajer finance.

Prosedur:

1. Pemohon mengajukan permintaan dana dengan form yang disetujui atasan, mencantumkan keperluan dan nominal.
2. Pemegang kas memeriksa apakah keperluan dan nominal sesuai batas per transaksi, lalu menyerahkan dana.
3. Pemohon menyerahkan bukti pembayaran asli dalam batas waktu yang ditetapkan.
4. Pemegang kas mencatat setiap transaksi pada buku kas kecil.
5. Saat saldo mendekati batas minimum, pemegang kas mengajukan pengisian kembali beserta rekap dan bukti.
6. Manajer finance memeriksa pengajuan dan melakukan pengecekan fisik kas secara berkala.

Dokumen terkait: form permintaan dana, nota atau kuitansi asli, buku kas kecil, dan form pengisian kembali.

Titik kontrol: batas nominal per transaksi dan pengecekan fisik kas berkala.

7. SOP Persetujuan dan Penyimpanan Kontrak

Tujuan: memastikan kontrak ditinjau, disetujui pihak berwenang, ditandatangani, dan disimpan sehingga mudah ditelusuri.

Peran: pemilik bisnis, legal, pejabat berwenang, dan admin dokumen.

Prosedur:

1. Pemilik bisnis mengajukan draf kontrak beserta ringkasan nilai dan jangka waktu.
2. Legal meninjau klausul dan risiko, lalu memberikan catatan revisi.
3. Draf direvisi hingga disepakati para pihak.
4. Pejabat berwenang menyetujui sesuai nilai dan jenis kontrak.
5. Kontrak ditandatangani para pihak, secara cetak maupun tanda tangan elektronik.
6. Admin dokumen mengarsipkan versi final, mencatat tanggal mulai dan berakhir, lalu meneruskan salinan ke pihak terkait.

Dokumen terkait: draf kontrak, catatan review legal, lembar persetujuan, kontrak final, dan register kontrak.

Titik kontrol: pejabat penyetuju ditentukan menurut nilai dan jenis kontrak.

8. SOP Produksi (dari Rencana sampai Laporan Harian)

Tujuan: memastikan produksi berjalan sesuai rencana, spesifikasi, dan standar keselamatan, dengan hasil, reject, dan waktu henti mesin tercatat.

Peran: PPIC, supervisor produksi, operator, QC, dan gudang.

Prosedur:

1. PPIC menyusun rencana produksi dan menerbitkan surat perintah kerja (SPK); Kepala Produksi menyetujui jadwal.
2. Gudang menyiapkan bahan sesuai BOM, lalu supervisor memeriksa jumlah dan kondisinya.
3. Operator memeriksa kondisi mesin dan kebersihan area memakai checklist awal shift.
4. Operator dan teknisi melakukan setup, lalu QC memeriksa first piece sebelum produksi massal dimulai.
5. Operator menjalankan produksi dan mencatat hasil baik, reject, rework, serta waktu henti mesin; supervisor memantau parameter.
6. Hasil produksi diserahkan ke QC atau gudang barang jadi dengan bukti serah terima.
7. Supervisor menyusun laporan produksi harian untuk ditinjau Kepala Produksi.

Dokumen terkait: SPK, BOM, checklist awal shift, lembar catatan produksi, form reject, dan laporan produksi harian.

Titik kontrol: produksi massal tidak dimulai sebelum first piece dinyatakan lulus oleh QC.

9. SOP Quality Control (Inspeksi Bahan, Proses, dan Produk Akhir)

Tujuan: memastikan bahan, produk dalam proses, dan produk jadi diperiksa terhadap spesifikasi, serta produk tidak sesuai tidak sampai ke pelanggan.

Peran: inspektur QC, Manajer QC, produksi, dan gudang.

Prosedur:

1. Gudang menahan bahan masuk di area karantina dan mengajukan permintaan inspeksi; inspektur memeriksa sampel (IQC).
2. Bahan yang lulus diberi label "Released"; bahan yang tidak lulus diberi label "Hold" dan dibuatkan laporan ketidaksesuaian (NCR).
3. Inspektur memeriksa first piece dan sampel selama proses sesuai interval yang ditetapkan (IPQC).
4. Inspektur memeriksa produk jadi per lot sebelum dirilis (FQC).
5. Manajer QC bersama Produksi menetapkan disposisi produk tidak sesuai: rework, scrap, retur ke pemasok, atau konsesi.
6. Untuk temuan mayor atau berulang, tim menetapkan tindakan korektif dan pencegahan (CAPA), lalu QC memverifikasi efektivitasnya.
7. Admin QC menjadwalkan kalibrasi alat ukur secara berkala.

Dokumen terkait: standar spesifikasi, laporan inspeksi, NCR, form CAPA, dan sertifikat kalibrasi alat ukur.

Titik kontrol: produk hanya dikirim setelah berstatus "Released", dan bahan berstatus "Hold" tidak boleh masuk lini produksi.

10. SOP Internal Audit (Perencanaan sampai Tindak Lanjut)

Tujuan: menilai kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan secara independen, serta memastikan temuan ditindaklanjuti sampai tuntas.

Peran: Kepala Internal Audit, tim auditor, auditee, dan Direksi atau Komite Audit.

Prosedur:

1. Kepala Internal Audit menyusun program audit tahunan berbasis risiko dan memperoleh persetujuan Direksi atau Komite Audit.
2. Tim menerbitkan surat tugas, memberi tahu auditee, lalu menyusun rencana dan daftar periksa audit.
3. Auditor membuka audit lewat rapat pembukaan, lalu mengumpulkan bukti melalui wawancara, observasi, pemeriksaan dokumen, dan sampling.
4. Auditor mencatat temuan (kondisi, kriteria, penyebab, akibat, rekomendasi) dan ketua tim mereview kertas kerja.
5. Tim mengonfirmasi temuan pada rapat penutupan; auditee menyampaikan tanggapan dan rencana tindak lanjut.
6. Kepala Internal Audit menyetujui dan menerbitkan laporan final.
7. Auditor memantau tindak lanjut dan memverifikasi bukti penyelesaian sebelum temuan ditutup.

Dokumen terkait: program audit tahunan, surat tugas, kertas kerja, form temuan, laporan final, dan tracker tindak lanjut.

Titik kontrol: auditor tidak mengaudit unit yang menimbulkan benturan kepentingan, dan temuan ditutup hanya setelah bukti diverifikasi.

Kenapa SOP Sering Hanya Menjadi Dokumen?

SOP yang sudah ditulis dengan baik tetap bisa gagal dijalankan. Penyebabnya jarang soal isi, melainkan soal bagaimana SOP dikelola setelah disahkan.

• SOP tersimpan di folder bersama, email, atau chat, sehingga beredar beberapa salinan dan tidak jelas mana yang terbaru.
• Persetujuan SOP dilakukan di atas kertas atau lewat email, sehingga sulit melacak siapa menyetujui versi yang mana.
• Tidak jelas siapa yang boleh melihat atau mengubah dokumen.
• Karyawan sulit menemukan SOP yang mereka butuhkan pada saat dibutuhkan.
• Tidak ada kebiasaan meninjau ulang, sehingga SOP tertinggal dari proses yang sebenarnya.

Artinya, SOP membutuhkan dua hal: dokumen yang tertulis baik dan sistem yang menjaga versi, persetujuan, serta akses tetap tertib.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Membuat SOP tidak perlu rumit. Tujuh langkah berikut dapat dijalankan untuk satu proses terlebih dahulu sebelum diperluas ke proses lain.

1. Pilih proses dan tentukan pemiliknya

Mulai dari proses yang sering dikerjakan, melibatkan banyak pihak, atau sering menimbulkan kesalahan. Tentukan satu pemilik proses yang bertanggung jawab atas isi SOP.

2. Petakan alur yang benar-benar berjalan

Jangan menulis dari asumsi. Wawancarai orang yang menjalankan proses dan amati pekerjaannya, lalu catat urutan, hambatan, dan pengecualian yang sering terjadi.

3. Tulis langkah, peran, dan batas waktu

Susun langkah berurutan dengan satu aksi per langkah. Cantumkan peran pelaksana dan batas waktu jika relevan.

4. Tentukan titik kontrol dan dokumen pendukung

Tandai langkah yang memerlukan pemeriksaan atau persetujuan, misalnya batas nominal, serta dokumen yang menjadi bukti setiap langkah.

5. Uji coba pada proses nyata

Minta orang yang belum terlibat penyusunan menjalankan SOP. Bagian yang membingungkan atau tidak sesuai kenyataan menjadi bahan revisi sebelum disahkan.

6. Sahkan oleh pihak yang berwenang

Pastikan SOP ditinjau pihak terkait lalu disahkan pejabat yang berwenang, dengan nomor dan versi yang jelas.

7. Sosialisasikan dan evaluasi berkala

Umumkan SOP kepada pihak yang menjalankannya, pastikan mudah ditemukan, lalu jadwalkan peninjauan berkala dan saat proses berubah.

Cara Menjaga SOP Tetap Dijalankan

SOP yang baik bersifat hidup. Ia disusun, ditinjau, disahkan, diterbitkan, dijalankan, dievaluasi, lalu direvisi ketika ada perubahan.

• Satu versi resmi. Pastikan hanya ada satu versi terbaru yang mudah dicari, dan versi lama ditandai sebagai tidak berlaku.
• Alur persetujuan yang tercatat. Siapa menyetujui versi mana dan kapan sebaiknya dapat ditelusuri.
• Akses sesuai peran. Semua pelaksana dapat membaca, tetapi hanya pihak tertentu yang dapat mengubah.
• Bukti pelaksanaan. Formulir dan catatan yang disebut di SOP benar-benar terisi dan tersimpan.
• Tinjauan berkala. Jadwalkan peninjauan rutin dan revisi saat proses, sistem, atau regulasi berubah.

Mengelola SOP dan Persetujuannya dengan Docuflo

Menulis SOP baru setengah pekerjaan. Setengah lainnya memastikan versi yang benar sampai ke orang yang tepat dan setiap perubahan tercatat. Di sinilah document management system (DMS) berperan. Daftar pilihan DMS di Indonesia dapat dibaca pada artikel 10 Document Management System Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia.

Docuflo dari UTI adalah platform document management yang menyediakan repositori terpusat, kontrol versi, penandaan metadata, dan izin akses yang aman. Menurut halaman produk UTI, Docuflo juga mendukung alur persetujuan dokumen, integrasi tanda tangan elektronik, dan opsi on-premise maupun cloud.

Untuk pengelolaan SOP, kemampuan tersebut dapat dipakai untuk:

• Menyimpan dokumen SOP di satu repositori dengan versi terbaru yang jelas.
• Menjalankan peninjauan dan persetujuan SOP lewat alur yang tercatat, bukan lewat email berantai.
• Mengatur siapa yang dapat membaca, mengubah, atau menyetujui dokumen.
• Mencari SOP yang dibutuhkan dengan cepat saat dibutuhkan.

Ekosistem UTI juga dapat melengkapinya. SOP atau kontrak yang perlu disahkan dapat memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi seperti Tilaka, dan langkah SOP yang repetitif serta beraturan, misalnya input data atau pembuatan laporan, dapat dievaluasi untuk diotomatisasi dengan RPA seperti Cyclone RPA. Untuk memahami dasarnya, baca Robotic Process Automation (RPA): Pengertian, Cara Kerja & Manfaat.

Kebutuhan tiap perusahaan berbeda, sehingga cakupan modul, integrasi, dan model deployment sebaiknya dikonfirmasi saat demo dan diskusi kebutuhan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan