10 fitur DMS untuk perusahaan: unggah dokumen, OCR, pencarian, version control, hak akses, workflow approval, audit trail, dan integrasi, lengkap dengan contoh.
Achmad Faris
Aditya Permana
Fitur utama Document Management System (DMS) mencakup unggah dokumen, OCR, metadata dan indexing, pencarian, version control, hak akses, workflow persetujuan, pengelolaan masa simpan, audit trail, dan integrasi dengan aplikasi lain. Fitur-fitur ini saling terhubung dalam satu siklus: dokumen dimasukkan, dikelompokkan, dicari, disetujui, disimpan, lalu aktivitasnya dipantau.
Document Management System (DMS) memiliki berbagai fitur yang membantu perusahaan mengelola dokumen digital dalam satu sistem. Mulai dari memasukkan dokumen, membaca informasi di dalamnya, mencari file, mengatur akses pengguna, hingga memantau proses persetujuan dokumen.
Setiap fitur memiliki fungsi yang berbeda dan saling terhubung dalam proses pengelolaan dokumen. Sebelum membahas fitur-fiturnya, Anda dapat membaca artikel Apa Itu DMS (Document Management System)? untuk memahami pengertian, cara kerja, dan fungsi dasar sistem ini.
Berikut 10 fitur Document Management System yang perlu dipahami beserta cara kerjanya.
Sepuluh fitur DMS dalam satu peta: dari memasukkan dokumen sampai menghubungkannya dengan aplikasi lain.
Fitur ini memungkinkan pengguna memasukkan dokumen ke dalam sistem DMS tanpa harus memindahkan file secara manual satu per satu.
Dokumen dapat berasal dari berbagai sumber, seperti komputer, hasil pemindaian kertas, email, maupun aplikasi lain yang terhubung dengan sistem.
Beberapa kemampuan yang tersedia meliputi:
Dokumen dari komputer, hasil pemindaian, email, dan aplikasi lain masuk ke satu sistem DMS.
Contohnya, tim administrasi dapat memasukkan puluhan kontrak hasil pemindaian sekaligus ke dalam sistem. Dokumen tersebut kemudian dapat diproses untuk mendapatkan informasi dan kategori yang sesuai.
Fitur OCR (Optical Character Recognition) memungkinkan sistem mengenali teks dari dokumen hasil pemindaian atau gambar.
Teknologi ini membantu mengubah dokumen yang awalnya hanya berupa gambar menjadi informasi teks yang dapat diproses lebih lanjut oleh sistem.
Beberapa kemampuan yang berkaitan dengan OCR meliputi:
OCR mengubah dokumen hasil scan menjadi informasi teks yang dapat diproses dan dicari.
Sebagai contoh, ketika perusahaan mengunggah invoice hasil scan, sistem dapat mengenali nomor invoice, tanggal penerbitan, nama vendor, dan nilai tagihan. Informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu proses pencatatan dan pencarian dokumen.
Setiap dokumen perusahaan memiliki informasi yang berbeda. Ada nomor kontrak, nama vendor, tanggal pembuatan, departemen, hingga tanggal kedaluwarsa.
Fitur indexing dan metadata management memungkinkan sistem mencatat informasi tersebut sebagai identitas dokumen.
Metadata merupakan informasi yang menjelaskan karakteristik sebuah file. Contohnya:
| Informasi dokumen | Contoh |
|---|---|
| Nomor dokumen | DOC-2026-00125 |
| Jenis dokumen | Kontrak |
| Nomor kontrak | CTR-001/2026 |
| Departemen | Legal |
| Nama vendor | PT ABC |
| Tanggal dibuat | 10 Januari 2026 |
| Tanggal berakhir | 10 Januari 2027 |
| Status dokumen | Approved |
Informasi tersebut dapat dimasukkan secara manual atau diisi otomatis berdasarkan hasil pembacaan dokumen dan aturan yang telah dikonfigurasi.
Dengan pengelompokan yang terstruktur, sistem dapat membedakan dokumen berdasarkan jenis, nomor, tanggal, maupun informasi lainnya.
Fitur pencarian pada DMS memungkinkan pengguna menemukan dokumen tanpa harus membuka folder satu per satu.
Pencarian tidak hanya berdasarkan nama file, tetapi juga dapat menggunakan informasi yang tersimpan dalam dokumen.
Beberapa metode pencarian yang dapat tersedia meliputi:
Pencarian dapat memakai kata kunci, informasi dokumen, isi dokumen, atau gabungan beberapa kriteria.
Contohnya, pengguna ingin mencari kontrak milik vendor tertentu yang akan berakhir pada bulan Desember. Pengguna dapat memasukkan nama vendor dan rentang tanggal untuk menemukan dokumen yang sesuai.
Untuk dokumen hasil scan, pencarian berdasarkan isi dokumen memerlukan OCR agar teks di dalamnya dapat dikenali dan diindeks.
Dalam pekerjaan perusahaan, satu dokumen sering mengalami beberapa kali revisi. Tanpa pengelolaan versi, pengguna berisiko membuka atau menggunakan file yang sudah tidak berlaku.
Fitur version control memungkinkan sistem menyimpan dan menampilkan riwayat perubahan dokumen.
Kemampuan yang dapat tersedia meliputi:
Setiap revisi tersimpan sebagai versi baru, dan versi terbaru mudah dikenali.
Contohnya, sebuah SOP perusahaan telah mengalami tiga kali revisi. Pengguna dapat melihat riwayat versi sebelumnya dan memastikan dokumen yang digunakan merupakan versi terbaru.
Tidak semua dokumen perusahaan boleh diakses oleh seluruh karyawan. Dokumen keuangan, kontrak, data karyawan, dan informasi internal tertentu membutuhkan pembatasan akses.
Fitur pengaturan hak akses memungkinkan perusahaan menentukan siapa yang boleh melihat, mengedit, mengunduh, atau membagikan dokumen.
Pengaturan tersebut dapat didasarkan pada:
Selain itu, fitur berbagi dokumen dapat menyediakan beberapa pengaturan tambahan:
Hak akses menentukan siapa yang boleh melihat, mengedit, mengunduh, atau membagikan dokumen; tautan berbagi dapat dibatasi.
Sebagai contoh, dokumen payroll hanya dapat dibuka oleh pengguna yang memiliki izin dari departemen HR dan Finance. Sementara itu, kontrak yang perlu ditinjau pihak eksternal dapat dibagikan melalui tautan dengan batas waktu akses tertentu.
Fitur workflow membantu mengatur proses pemeriksaan dan persetujuan dokumen secara berurutan di dalam sistem.
Perusahaan dapat menentukan siapa yang harus memeriksa dokumen, siapa yang memberikan persetujuan, dan ke mana dokumen harus diteruskan setelah setiap tahap selesai.
Beberapa kemampuan yang dapat tersedia meliputi:
Contoh workflow pengadaan: dokumen berpindah antar tahap dan statusnya dapat dipantau.
Contohnya, dokumen pengajuan pengadaan dapat melewati pemeriksaan staf procurement, persetujuan manajer, kemudian dilanjutkan kepada direktur.
Setiap tahap memiliki penanggung jawab masing-masing sehingga proses persetujuan dapat dipantau melalui sistem.
Dokumen perusahaan memiliki masa penyimpanan dan masa berlaku yang berbeda-beda. Kontrak, sertifikat, dokumen legal, dan dokumen operasional perlu dikelola sesuai ketentuan masing-masing.
Fitur pengelolaan masa penyimpanan memungkinkan perusahaan menentukan berapa lama sebuah dokumen harus disimpan dan kapan dokumen perlu ditinjau kembali.
Beberapa kemampuan yang dapat tersedia meliputi:
Siklus dokumen dari dibuat sampai masa simpan berakhir, dengan pengingat sebelum kedaluwarsa.
Contohnya, perusahaan memiliki ratusan kontrak kerja sama dengan tanggal berakhir yang berbeda. Sistem dapat membantu memberikan pengingat kepada pengguna terkait sebelum masa berlaku kontrak berakhir.
Fitur audit trail atau riwayat aktivitas mencatat berbagai tindakan yang dilakukan pengguna terhadap dokumen di dalam sistem.
Melalui fitur ini, perusahaan dapat menelusuri aktivitas seperti:
Audit trail mencatat pengguna, tindakan, dokumen, dan waktu aktivitas.
Catatan aktivitas umumnya mencakup identitas pengguna, jenis tindakan, dokumen terkait, serta waktu aktivitas dilakukan.
Sebagai contoh, ketika sebuah kontrak mengalami perubahan, perusahaan dapat memeriksa siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan kapan perubahan terjadi berdasarkan catatan yang tersedia.
Riwayat aktivitas ini dapat membantu proses pemeriksaan internal dan pengawasan penggunaan dokumen perusahaan.
DMS dapat dihubungkan dengan aplikasi lain yang sudah digunakan perusahaan melalui API atau mekanisme integrasi yang tersedia.
Integrasi ini memungkinkan informasi dan dokumen saling terhubung sehingga pengguna tidak harus selalu memindahkan data secara manual dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Beberapa bentuk integrasi yang dapat diterapkan meliputi:
DMS terhubung ke ERP, HR system, database, tanda tangan elektronik, dan editor dokumen online melalui API.
Contohnya, dokumen purchase order dapat dihubungkan dengan informasi transaksi pada sistem ERP. Pengguna dapat mengakses dokumen yang berkaitan dengan transaksi tersebut melalui proses yang terintegrasi.
Docuflo merupakan platform Enterprise Content Management (ECM) yang dihadirkan oleh PT United Teknologi Integrasi (UTI). Platform ini menyediakan berbagai kemampuan untuk mendukung proses pengelolaan dokumen perusahaan.
Kapabilitas Docuflo mencakup pengunggahan dan pemindaian dokumen, OCR, indexing, pencarian dokumen, pengaturan hak akses, workflow persetujuan, version control, audit trail, hingga pengelolaan masa penyimpanan.
Ketersediaan dan konfigurasi setiap fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan implementasi perusahaan.
Beberapa fitur yang tersedia antara lain:
Ketersediaan dan konfigurasi setiap fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan implementasi perusahaan.
Bagi perusahaan yang sedang membandingkan beberapa platform, UTI juga menyediakan pembahasan mengenai 10 Document Management System Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia, termasuk pilihan solusi yang dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.
Informasi lebih lanjut mengenai platform Docuflo dapat dilihat melalui halaman Docuflo – Document Management System UTI.
Pengelolaan dokumen perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar tempat untuk menyimpan file.
Untuk SOP dan manual, perusahaan membutuhkan struktur, version control, dan pencarian yang baik. Untuk kontrak dan lisensi, perusahaan membutuhkan metadata, monitoring, serta pengingat masa berlaku. Sementara untuk dokumen hasil scan, OCR dapat membantu membuat isi dokumen lebih mudah diindeks dan ditemukan.
Karena itu, penerapan DMS sebaiknya dilihat sebagai bagian dari pengelolaan siklus hidup dokumen perusahaan, mulai dari memasukkan dokumen, mengelompokkan, menyimpan, mencari, mengatur persetujuan, hingga memantau aktivitasnya.
Perusahaan yang sedang mengevaluasi kebutuhan Document Management System (DMS) dapat melihat kapabilitas Docuflo dan mendiskusikan kebutuhan implementasinya bersama tim UTI.
Tim UTI dapat membantu mendiskusikan kebutuhan implementasi Document Management System dan kapabilitas Docuflo.
OCR membuat sistem mengenali teks dari dokumen hasil scan atau gambar, sehingga isinya dapat diproses, diindeks, dan dicari. Sistem juga dapat mengambil informasi seperti nomor invoice, tanggal, nama vendor, dan nilai transaksi.
Bisa, dengan syarat sistem menggunakan OCR agar teks di dalam dokumen dapat dikenali dan diindeks.
Metadata adalah informasi yang menjelaskan karakteristik sebuah file, seperti nomor dokumen, jenis dokumen, departemen, nama vendor, tanggal dibuat, dan tanggal berakhir.
Audit trail mencatat identitas pengguna, jenis tindakan, dokumen terkait, dan waktu aktivitas dilakukan. Catatan ini membantu proses pemeriksaan internal dan pengawasan penggunaan dokumen perusahaan.
Tidak selalu. Ketersediaan dan konfigurasi fitur dapat berbeda tergantung platform dan kebutuhan implementasi perusahaan.
Achmad Faris Nurcholis adalah Copywriter di PT United Teknologi Integrasi (UTI). Berfokus pada penulisan konten untuk kebutuhan komunikasi dan pemasaran perusahaan, termasuk artikel, media sosial, serta materi promosi. Memiliki ketertarikan pada strategi konten, SEO, dan digital marketing, serta bagaimana penggunaan kata dan storytelling yang tepat dapat meningkatkan engagement dan menyampaikan pesan secara efektif kepada audiens.
Aditya adalah Digital Marketing di PT United Teknologi Integrasi (UTI) dengan pengalaman lebih dari 2 tahun di industri B2B teknologi. Fokus pada strategi konten, SEO, dan digital marketing, menulis seputar tren teknologi, bisnis, dan transformasi digital untuk membantu pembaca memahami topik yang relevan dengan kebutuhan perusahaan mereka.
Aditya Permana•5 Nov 2026
Technology
Bergabunglah dengan ratusan klien enterprise yang telah mempercepat pertumbuhan bisnis mereka melalui infrastruktur TI yang tangguh dan solusi otomatisasi cerdas dari UTI.
Aditya Permana•4 Nov 2026
